Laboral y Seguridad Social Por Redacción de crux · 12 min de lectura
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Permisos retribuidos: Guía completa de días y requisitos

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En muchas ocasiones los trabajadores y los autónomos se encuentran con la duda de cuántos días de permiso con sueldo les corresponden y, lo que es más importante, cómo justificar esas ausencias ante la empresa o la propia Seguridad Social. La respuesta no es siempre sencilla porque la normativa se divide entre lo que establece la Ley y lo que pacta cada convenio colectivo. En este artículo tienes una guía práctica, paso a paso, para identificar los permisos retribuidos que te corresponden, conocer los documentos que debes presentar y evitar los errores más habituales que suelen generar conflictos en la nómina.

1. Fundamentos legales: ¿Qué son los permisos retribuidos?

Los permisos retribuidos son períodos de ausencia del puesto de trabajo durante los cuales el trabajador sigue percibiendo su salario íntegro o una parte del mismo, según lo que establezca la normativa aplicable. Su fundamento está en el Estatuto de los Trabajadores, que garantiza el derecho a determinadas licencias con goce de sueldo cuando se producen situaciones personales o familiares que lo justifican.

En la práctica, el Estatuto fija un marco mínimo: cualquier circunstancia contemplada en la ley debe ser respetada por el empleador, y el salario correspondiente se mantiene como si el trabajador estuviera trabajando normalmente.

Diferencia entre permiso pagado, días libres y vacaciones

  • Permiso pagado (retribuido): ausencia justificada por una causa específica (p.ej. matrimonio, fallecimiento de un familiar) y que está remunerada según la normativa. No se acumula como vacaciones.
  • Días libres: pueden ser días de reducción de jornada, excedencias o cualquier otro permiso que, aunque sea gratuito, no está remunerado.
  • Vacaciones: período anual de descanso que el trabajador tiene derecho a disfrutar con remuneración completa, calculado en función de la jornada laboral y los convenios aplicables.

Entender esta distinción evita confusiones al momento de solicitar la licencia y al elaborar la nómina.

2. La fuente de la regulación: Ley vs. Convenio Colectivo

El Estatuto de los Trabajadores como marco general

El Estatuto establece los permisos retribuidos obligatorios que cualquier empresa debe respetar, independientemente del sector o del convenio al que pertenezca el trabajador. Entre los más habituales están los de matrimonio, hospitalización o enfermedad grave de un familiar, fallecimiento y traslado de domicilio. El nacimiento de un hijo, en cambio, no es un permiso retribuido: es una suspensión del contrato que paga la Seguridad Social.

Estos derechos son irrenunciables: aunque el convenio colectivo pueda ampliar la duración o los supuestos, nunca podrá reducirlos. Por ello, el primer paso es revisar el Estatuto para confirmar que la causa del permiso está contemplada.

Importancia de consultar el convenio colectivo aplicable

Cada sector tiene su propio convenio colectivo, que puede mejorar las condiciones establecidas por la Ley. Por ejemplo, un convenio puede ampliar el permiso por fallecimiento más allá de los dos días del Estatuto o añadir días por asuntos propios.

Es fundamental que el trabajador consulte el convenio que le corresponde (se publica en el BOE o en el boletín autonómico o provincial que corresponda, y la empresa debe poder indicarte cuál aplica). Si el convenio otorga más días o exige una documentación distinta, esa será la regla que se aplique.

¿Cómo se determina la duración de un permiso?

Estos son los permisos retribuidos del artículo 37.3 del Estatuto, que el convenio puede mejorar pero no reducir. Todos exigen previo aviso y justificación:

  • Matrimonio o registro de pareja de hecho: 15 días naturales.
  • Accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que requiera reposo domiciliario del cónyuge, la pareja de hecho, parientes hasta el segundo grado (incluido el familiar consanguíneo de la pareja de hecho) o cualquier otra persona que conviva contigo y necesite tu cuidado: 5 días.
  • Fallecimiento del cónyuge, la pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad: 2 días, ampliables en otros 2 si necesitas desplazarte.
  • Traslado del domicilio habitual: 1 día.
  • Deber inexcusable de carácter público y personal (incluido votar): el tiempo indispensable.
  • Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto (y sesiones previas en adopción o acogimiento) que deban hacerse en horario de trabajo: el tiempo indispensable.
  • Fuerza mayor por motivos familiares urgentes (enfermedad o accidente de un familiar o conviviente que exija tu presencia inmediata): se retribuyen las horas equivalentes a 4 días al año (art. 37.9).
  • Cita médica propia: el Estatuto no prevé un permiso general retribuido; muchos convenios sí lo regulan.
  • Trámites personales que pueden hacerse fuera del horario (renovar el DNI, firmar un contrato privado): no son un deber inexcusable.

Ejemplo práctico: si tu convenio concede, por ejemplo, 3 días por fallecimiento de un familiar, se aplican esos 3 días aunque el Estatuto establezca 2. En caso de discrepancia, la regla más favorable al trabajador prevalece.

3. Tipos comunes de permisos retribuidos y sus requisitos

Permisos por matrimonio o fallecimiento: días y justificación

  • Matrimonio: 15 días naturales a partir del día de la boda. La justificación suele ser el certificado de matrimonio emitido por el Registro Civil.
  • Fallecimiento: 2 días (4 con desplazamiento, o más si lo mejora el convenio) por el fallecimiento del cónyuge, la pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado, también por afinidad (suegros, cuñados). Se suele justificar con el certificado de defunción y, si hace falta acreditar el parentesco, el libro de familia.
  • Hospitalización o enfermedad grave de un familiar: 5 días. Se justifica con un justificante de ingreso o informe que acredite la situación, sin necesidad de dar el diagnóstico.

En general, la empresa debe recibir la solicitud con la antelación suficiente para poder organizar la actividad, salvo que la circunstancia sea imprevisible (p.ej. fallecimiento). El Estatuto de los Trabajadores establece ‘previo aviso y justificación’. Algunos permisos, como el de nacimiento y cuidado del menor, requieren un preaviso de al menos 15 días. La falta de antelación no anula el derecho, pero sí puede generar problemas de planificación.

Nacimiento y cuidado de menores (no es un permiso retribuido)

  • Nacimiento y cuidado del menor (art. 48.4 ET): suspende el contrato de cada progenitor 19 semanas (32 en familias monoparentales). Se reparten así: 6 semanas obligatorias e ininterrumpidas tras el parto; 11 semanas (22 en monoparentales) a distribuir hasta que el menor cumpla 12 meses; y 2 semanas (4 en monoparentales) hasta que cumpla 8 años. La empresa no paga salario: la prestación la abona la Seguridad Social. Las semanas voluntarias se comunican a la empresa con 15 días de antelación.
  • Cuidado de menores: Algunos convenios colectivos pueden establecer días adicionales para atender al hijo enfermo o para acudir a una cita médica, más allá de los permisos legales por nacimiento o por deber inexcusable. La justificación suele ser informe médico o cita del centro de salud.

Durante la suspensión por nacimiento la empresa sigue cotizando, pero no abona salario: el trabajador pide la prestación al INSS.

Ausencias por enfermedad o accidente laboral

  • Enfermedad común (Incapacidad Temporal): no existe un derecho general a 3 días de permiso retribuido sin certificado médico por enfermedad común. Si la enfermedad impide trabajar, lo que procede es la baja médica; las ausencias breves sin baja dependen de lo que prevea el convenio. La prestación económica por incapacidad temporal por enfermedad común no se cobra los 3 primeros días; del día 4 al 20 se percibe el 60% de la base reguladora, y a partir del día 21, el 75%. La empresa paga del día 4 al 15, y la Seguridad Social (o mutua) a partir del día 16. Los convenios colectivos pueden mejorar estas condiciones.
  • Accidente laboral o enfermedad profesional (Incapacidad Temporal): El día del accidente lo abona la empresa al 100% del salario. A partir del día siguiente, la prestación por incapacidad temporal es del 75% de la base reguladora, abonada por la mutua o la Seguridad Social. Los convenios colectivos pueden complementar esta prestación hasta el 100% del salario. Se requiere parte de accidente o informe médico que lo acredite.

En ambos supuestos, el parte de baja lo emite el médico y la empresa recibe los datos por el Sistema RED; no hace falta que el trabajador le entregue el parte.

Otros permisos específicos (trámites administrativos, etc.)

El Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho al tiempo indispensable para el cumplimiento de un deber inexcusable de carácter público y personal. Esto puede incluir:

  • Comparecencias obligatorias ante juzgados, comisarías o cualquier organismo oficial.
  • Cumplimiento de deberes ciudadanos derivados de un proceso electoral (p.ej., miembro de mesa electoral, ejercicio del sufragio activo).
  • Asistencia a sesiones de un Tribunal de examen o de oposición con nombramiento oficial.

No se consideran deberes inexcusables trámites personales que puedan realizarse fuera del horario laboral o que no sean estrictamente obligatorios (como la renovación del DNI o la firma de contratos privados si hay flexibilidad horaria).

Normalmente, la justificación es una copia del documento que acredite la cita o el trámite. Si el convenio no lo menciona y no se encuadra en un deber inexcusable, el trabajador puede solicitar el permiso como ausencia justificada (no retribuida) o negociar su recuperación.

4. El proceso clave: Cómo solicitar y justificar un permiso retribuido

Pasos para comunicar la ausencia a la empresa

  1. Revisa el convenio y verifica cuántos días te corresponden.
  2. Prepara la documentación (certificado, acta, informe médico, etc.).
  3. Informa al responsable de RR.HH. o al jefe directo con la antelación que establezca el convenio; la ley exige «previo aviso», y en los imprevistos, en cuanto sea posible.
  4. Envía la solicitud por escrito (correo electrónico o formulario interno) indicando:
    • Motivo del permiso.
    • Fechas de inicio y fin.
    • Documentación adjunta.
  5. Guarda copia del envío y del acuse de recibo.

Si el permiso es de carácter urgente (p.ej. fallecimiento), informa lo antes posible y entrega la documentación tan pronto como la tengas.

Documentación necesaria para acreditar el derecho

  • Certificado de matrimonio (Registro Civil).
  • Certificado de defunción o acta notarial del fallecimiento.
  • Justificante de hospitalización o de la intervención (para el permiso de 5 días por un familiar).
  • Parte de accidente o informe de la mutua (para accidente laboral).
  • Certificado de nacimiento o resolución de adopción (para comunicar la suspensión por nacimiento).
  • Cita médica (para asistencia obligatoria).
  • Documentación del trámite administrativo (copia de la cita o del documento).

Consejo práctico: guarda los justificantes en una carpeta por trabajador con acceso restringido: muchos llevan datos de salud de terceros (el familiar hospitalizado).

¿Qué pasa si la empresa exige documentación adicional?

En principio, la empresa solo puede solicitar la documentación que sea necesaria para acreditar el derecho al permiso. Si se pide información no relacionada (por ejemplo, un informe financiero para un permiso por matrimonio), el trabajador puede negarse y, si persiste la exigencia, acudir a la inspección de trabajo o a la vía judicial.

Si la empresa pide documentación más detallada de la necesaria (por ejemplo, el diagnóstico del familiar hospitalizado, cuando basta acreditar el ingreso), es recomendable:

  • Confirmar por escrito la petición y el plazo para entregarla.
  • Negociar la confidencialidad de los datos sensibles, recordando la obligación de cumplir con el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos.

5. Consejos prácticos para autónomos y profesionales

Gestión de permisos en el ámbito freelance

Los autónomos no tienen permisos retribuidos del Estatuto: nadie les paga el día que no trabajan. Lo que sí tienen, a través del RETA, es la prestación por nacimiento y cuidado de menor y la de incapacidad temporal, con sus propias reglas. Para el resto de ausencias, la planificación es cosa suya:

  • Planifica la facturación si sabes que vas a estar fuera: emite las facturas pendientes antes o pacta los plazos con el cliente.
  • Lleva un registro de los periodos de inactividad con tu programa de facturación, como Holded, para no descuadrar la previsión de tesorería.

Impacto fiscal de los días libres pagados en la nómina

Cuando un trabajador disfruta de un permiso retribuido, el salario correspondiente sigue tributando en el IRPF y está sujeto a cotización a la Seguridad Social como cualquier otro concepto salarial. No obstante, hay algunos matices:

  • Cotización a la Seguridad Social: los días de permiso retribuido se consideran jornada trabajada, por lo que la base de cotización no se reduce.
  • Retenciones de IRPF: se aplican sobre la totalidad del salario devengado, incluidos los días de permiso.

Para evitar sorpresas en la declaración de la renta, es útil revisar el certificado de retenciones que la empresa entrega al final del año y comprobar que los conceptos de “permiso retribuido” aparecen correctamente desglosados.

Confidencialidad y protección de datos

Si manejas documentos personales (certificados médicos, actas de defunción, etc.), recuerda que están sujetos a la normativa de protección de datos. Asegúrate de:

  • Almacenar los documentos en plataformas seguras con acceso restringido.
  • Informar al trabajador de la finalidad del tratamiento y del plazo de conservación.
  • Eliminar o anonimizar los datos una vez que ya no sean necesarios para la gestión del permiso.

Cumplir con el RGPD no solo protege los derechos de los empleados, sino que también evita sanciones para la empresa.

Los permisos salen en la nómina del mes: mira cómo se hace una nómina paso a paso y el registro horario, que es donde se justifican las ausencias.

Si además necesitas saber si se cubren otros permisos retribuidos, consulta sobre Permiso por exámenes: la Audiencia Nacional dice que se paga.

Conclusión

Los permisos retribuidos son un derecho laboral que, cuando se conoce bien, facilita la conciliación entre la vida personal y el trabajo. La clave está en:

  1. Identificar el permiso que te corresponde según el Estatuto y el convenio colectivo.
  2. Solicitarlo con antelación y aportar la documentación adecuada.
  3. Utilizar herramientas que simplifiquen la gestión documental y la automatización de los flujos internos.

Revisa siempre el convenio de tu sector y mantén un registro ordenado de los justificantes. Así evitarás conflictos en la nómina y garantizarás que tus derechos se respeten en todo momento.

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