Cómo hacer una nómina paso a paso
Contenido del artículo
- ¿Qué es una nómina y por qué es crucial entender su estructura?
- El objetivo de la liquidación de nóminas
- Componentes clave: Devengos vs. Deducciones
- Anatomía de la nómina: Desglosando los devengos
- Salario base y complementos salariales
- Cómo se prorratean las pagas extras en el cálculo
- El proceso de deducción: Lo que afecta al salario neto
- Cálculo del IRPF (Impuesto sobre la Renta)
- Cotización a la Seguridad Social: ¿Qué aporta el trabajador?
- Guía paso a paso para calcular el líquido a percibir
- Cómo leer y entender la cabecera de una nómina
- Pasos clave para obtener el salario neto final
- Consejos profesionales para gestorías al elaborar nóminas
- Errores comunes al hacer una nómina que debes evitar
- Automatización: Herramientas para agilizar tu gestión
- Conclusión
- Referencias
El cálculo de una nómina es una de esas tareas que, aunque parezca rutinaria, deja mucho margen a errores que pueden costar tiempo y dinero a la empresa. En una gestoría que procesa cientos de nóminas al mes, contar con un proceso claro y estructurado es esencial. A continuación te explico cómo hacer una nómina paso a paso, desglosando cada componente y ofreciendo consejos prácticos que puedes aplicar desde el primer día.
¿Qué es una nómina y por qué es crucial entender su estructura?
Una nómina es el documento que refleja la relación laboral entre la empresa y el trabajador durante un periodo de pago. No solo sirve para justificar el pago del salario, sino que también es la base para la liquidación de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social. Entender su estructura evita inconsistencias en la declaración de IRPF, en los pagos a la Seguridad Social y, en última instancia, en la tesorería de la compañía.
El objetivo de la liquidación de nóminas
- Cumplir con la normativa fiscal y laboral: la AEAT y la Seguridad Social exigen que cada nómina esté correctamente detallada y declarada.
- Garantizar la transparencia interna: el trabajador debe poder identificar de forma clara cómo se ha llegado al salario neto.
- Optimizar la tesorería: una nómina bien calculada permite prever los flujos de salida y planificar la disponibilidad de efectivo.
Componentes clave: Devengos vs. Deducciones
- Devengos: conceptos que aumentan la base salarial (salario base, complementos, pagas extras prorrateadas, horas extra, etc.).
- Deducciones: retenciones y cotizaciones que reducen el importe a percibir (IRPF, cotización a la Seguridad Social, anticipos, embargos, etc.).
Ejemplo rápido: si un trabajador tiene un salario base de 1 500 €, complementos por 200 €, y una paga extra prorrateada de 125 €, sus devengos suman 1 825 €. Sobre esa cifra se aplican las deducciones correspondientes.
Anatomía de la nómina: Desglosando los devengos
Salario base y complementos salariales
- Salario base: la cuantía pactada en el contrato. Es la base mínima sobre la que se calculan la mayoría de los complementos.
- Complementos salariales: pueden ser de diversa naturaleza:
- Complemento de antigüedad.
- Complemento de peligrosidad.
- Complemento por objetivos.
- Horas extra (se calculan con los recargos legales correspondientes).
Tip práctico: registra cada tipo de complemento en una tabla de referencia dentro del software de nómina. Así, cuando prepares la nómina, solo tendrás que marcar los que correspondan al trabajador.
Cómo se prorratean las pagas extras en el cálculo
En la mayoría de los convenios colectivos, las pagas extras se prorratean mensualmente para evitar pagos puntuales de gran tamaño. El cálculo es sencillo:
Pagas extras anuales ÷ 12 = importe mensual prorrateadoPor ejemplo, si la paga extra es de 1 500 €, el importe mensual será 125 € (1 500 € ÷ 12). Ese importe se suma a los devengos cada mes. Si la empresa opta por pagar las pagas extras de forma puntual, simplemente se añaden al mes correspondiente y se elimina el prorrateo.
El proceso de deducción: Lo que afecta al salario neto
Cálculo del IRPF (Impuesto sobre la Renta)
El IRPF se determina a partir de la tabla de retenciones que publica la AEAT y depende de:
- Base de cálculo: suma de devengos sujetos a retención (salario base, complementos, pagas extras prorrateadas, etc.).
- Situación personal y familiar: número de hijos, discapacidad, etc.
- Tipo de contrato: temporal o indefinido.
En la práctica, la mayor parte de los despachos utilizan la tabla de retenciones predefinida en los programas de nómina, que actualiza automáticamente los tramos. Si prefieres hacerlo a mano, sigue estos pasos:
- Suma los devengos sujetos a IRPF.
- Aplica el porcentaje correspondiente al tramo de la tabla.
- Redondea a dos decimales.
Advertencia: las tablas de retención cambian cada año. Verifica siempre la versión más reciente en la sede de la AEAT antes de aplicar cualquier cálculo.
Cotización a la Seguridad Social: ¿Qué aporta el trabajador?
La cotización del trabajador a la Seguridad Social se compone de varios conceptos. A continuación, la tabla con los porcentajes vigentes para 2026, extraídos de la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, que desarrolla las normas de cotización a la Seguridad Social:
| Concepto | Tipo de cotización | Porcentaje |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | Trabajador | 4,70 % |
| Desempleo (contratos indefinidos) | Trabajador | 1,55 % |
| Formación profesional | Trabajador | 0,10 % |
| Horas extraordinarias (comunes/estructurales) | Trabajador | 4,70 % |
| Horas extraordinarias por fuerza mayor | Trabajador | 2,00 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | Trabajador | 0,15 % |
Los porcentajes pueden variar según el tipo de contrato y la categoría profesional. En la práctica, el software de nómina incorpora estos conceptos y los calcula automáticamente a partir de la base de cotización (que suele coincidir con la suma de devengos sujetos a cotización).
Guía paso a paso para calcular el líquido a percibir
Cómo leer y entender la cabecera de una nómina
En la cabecera aparecen datos identificativos que nunca deben faltar:
- Empresa: nombre, CIF y domicilio fiscal.
- Trabajador: nombre completo, NIF, categoría profesional y número de afiliación a la Seguridad Social.
- Periodo: mes y año de liquidación.
- Tipo de nómina: ordinaria, extraordinaria, complementaria, etc.
Asegúrate de que estos datos coincidan con la información del contrato y con la hoja de cálculo de la gestoría. Un error en la cabecera puede generar problemas de auditoría y de conciliación bancaria.
Pasos clave para obtener el salario neto final
- Recopila la información del trabajador: salario base, complementos, horas extra, situación familiar (para el IRPF).
- Calcula los devengos: suma salario base + complementos + pagas extras prorrateadas + horas extra.
- Determina la base de cotización: aplica los límites de cotización (si los hay) y excluye conceptos no sujetos a cotización.
- Aplica las cotizaciones del trabajador: usa los porcentajes vigentes (ver tabla anterior).
- Calcula la retención de IRPF: consulta la tabla de retenciones actual y aplica el porcentaje correspondiente a la base de cálculo.
- Resta deducciones y adelantos: incluye anticipos, embargos, cuotas sindicales u otras retenciones acordadas.
- Obtén el salario neto:
Salario neto = Devengos – Cotizaciones – IRPF – Otras deduccionesChecklist rápido (para imprimir y colgar en la oficina):
- Datos de la cabecera correctos
- Devengos sumados correctamente
- Base de cotización verificada
- Porcentajes de cotización actualizados (Orden PJC/297/2026)
- Retención IRPF acorde a la tabla vigente
- Deducciones adicionales incluidas
- Salario neto calculado y revisado
- Nómina firmada y entregada
Con la nómina cerrada queda contabilizarla: el bruto va a la 640, la cuota patronal a la 642, y lo que se debe al trabajador, a Hacienda y a la Seguridad Social, a la 465, la 4751 y la 476. Lo tienes paso a paso en el asiento contable de la nómina.
Consejos profesionales para gestorías al elaborar nóminas
Errores comunes al hacer una nómina que debes evitar
| Error | Consecuencia | Solución |
|---|---|---|
| Olvidar prorratear las pagas extras | Pago puntual elevado y posible descontento del trabajador | Configura la prorrata en el software o usa una hoja de cálculo estándar |
| Aplicar el porcentaje de IRPF sin actualizar la tabla | Retenciones erróneas que pueden generar devoluciones o recargos | Suscríbete a la alerta de la AEAT o actualiza el software cada año |
| Confundir la base de cotización con la base de IRPF | Deducciones incorrectas y posibles sanciones | Separa claramente los conceptos en la hoja de cálculo y revisa cada partida |
| No registrar los anticipos | Duplicidad de pagos y desajustes en la tesorería | Lleva un registro de anticipos en el expediente del trabajador |
| No conservar la documentación | Problemas en inspecciones de trabajo o auditorías fiscales | Guarda cada nómina en formato PDF y respeta los plazos de conservación (al menos 4 años para fines laborales y de Seguridad Social, y hasta 6 años para fines mercantiles, según el artículo 30 del Código de Comercio) |
Automatización: Herramientas para agilizar tu gestión
- Quipu: genera nóminas de forma rápida, integra la información con la contabilidad y exporta los asientos contables automáticamente. Ideal para despachos que buscan reducir la carga manual.
- Holded: combina nómina, facturación y gestión de proyectos en una única plataforma, facilitando la conciliación entre ingresos y gastos de la empresa.
- Make: herramienta de automatización que conecta tu software de nómina con el banco, la AEAT y el portal de recursos humanos, creando flujos de trabajo sin código.
Nota de confidencialidad: al manejar datos de empleados, recuerda cumplir con la normativa RGPD y la LOPDGDD. Nunca almacenes información sensible en hojas de cálculo no protegidas y, si utilizas herramientas en la nube, verifica que ofrezcan cifrado y cumplimiento de la legislación española.
Una vez calculada la nómina, no olvides consultar cómo calcular el finiquito para evitar errores al cerrar la relación laboral.
Las retenciones que salgan de aquí acaban en el 111. Para sumarlas de golpe, la calculadora del Modelo 111.
Conclusión
Dominar el proceso de cálculo de una nómina es una habilidad básica pero esencial para cualquier gestoría. Siguiendo los pasos descritos —desde la correcta identificación de devengos y deducciones hasta la generación del documento final— podrás evitar errores costosos y garantizar la satisfacción de tus clientes internos. No subestimes el valor de la automatización: una herramienta adecuada puede reducir el tiempo de elaboración de una nómina de 30 minutos a menos de 5, liberando recursos para tareas de mayor valor añadido.
Si todavía utilizas procesos manuales, te animamos a probar alguna de las soluciones recomendadas y adaptar el flujo a las necesidades específicas de tu despacho. Recuerda revisar cada año la normativa de IRPF y cotizaciones para mantener tus cálculos al día.
Una nómina bien hecha se comprueba en tres puntos: el convenio aplicable, las bases de cotización y la retención de IRPF. Si esos tres cuadran, el resto suele venir solo.
Referencias
- Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, por la que se desarrollan las normas legales de cotización a la Seguridad Social, desempleo, protección por cese de actividad, Fondo de Garantía Salarial y formación profesional para el ejercicio 2026. Publicada en el BOE el 31 de marzo de 2026.
- Código de Comercio, artículo 30: plazos de conservación de la documentación mercantil.