Fiscal y normativa Por Redacción de crux · 10 min de lectura
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Modelo 111 y 190 IRPF | Guía paso a paso

Contenido del artículo

En el día a día de cualquier gestoría, y para muchos autónomos, los Modelos 111 y 190 del IRPF son como el pan de cada día. Si trabajas en un despacho, sabes que son recurrentes y, si eres autónomo con empleados o que contrata profesionales, son una obligación que no puedes pasar por alto.

Pero, ¿sabes realmente qué significan, quién debe presentarlos y, lo más importante, cómo hacerlo sin que te dé un dolor de cabeza? Este artículo desgrana estos dos modelos clave del IRPF de forma práctica y sin rodeos.

¿Qué son los Modelos 111 y 190 del IRPF? Conceptos básicos

Para entender bien estos modelos, primero hay que tener clara la idea de retención. Cuando una empresa o un profesional (el pagador o retenedor) abona ciertas rentas –como nóminas o facturas de otros profesionales–, tiene la obligación de retener una parte de ese pago e ingresarla directamente en Hacienda. Es un “adelanto” del IRPF que el que cobra tendrá que pagar en su declaración anual.

Ahí es donde entran en juego el Modelo 111 y el Modelo 190. Son los vehículos para declarar e ingresar esas retenciones. (Las de los alquileres de locales van por otra pareja de modelos: el 115 y su resumen anual, el 180.)

Modelo 190: El resumen anual informativo de retenciones

El Modelo 190 es el resumen anual informativo de todas las retenciones e ingresos a cuenta que declaraste en los Modelos 111 a lo largo del año. A diferencia del 111, el 190 no implica un pago, es puramente informativo. Su función es desglosar, perceptor por perceptor, el total de las retenciones practicadas.

¿Cuándo se presenta? Del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal al que se refiere. Es decir, el Modelo 190 del ejercicio 2025 se presenta en enero de 2026.

La clave aquí: La suma de todas las retenciones declaradas en tus cuatro Modelos 111 de un ejercicio debe coincidir con el total de retenciones que declares en el Modelo 190 de ese mismo ejercicio. Es el primer chequeo que conviene hacer al cerrar el ejercicio: si los dos importes no cuadran, la diferencia acaba apareciendo en un requerimiento.

Modelo 111: Cuándo y por qué debes presentarlo

El Modelo 111 es la autoliquidación trimestral de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que practica el retenedor sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas (entre otros). Es el modelo más habitual en cualquier empresa o despacho con trabajadores o que recibe facturas de profesionales.

💡 ¿Solo quieres el número? Usa la calculadora del Modelo 111 para sumar tus retenciones del trimestre (profesionales al 15% o 7% y nóminas) y obtener el resultado a ingresar en segundos.

¿Qué se declara en el Modelo 111? Principalmente:

  • Rendimientos del trabajo: Las retenciones que aplicas a las nóminas de tus empleados, finiquitos, o las retribuciones a administradores de sociedades.
  • Rendimientos de actividades económicas: Las retenciones que practicas en las facturas de otros profesionales (abogados, asesores, diseñadores, arquitectos, etc.) que te prestan servicios.
  • También se incluyen retenciones de premios, determinadas ganancias patrimoniales o rendimientos de actividades agrícolas, ganaderas y forestales.

¿Quién está obligado a presentarlo? Cualquier empresa, autónomo o entidad que haya abonado rentas sujetas a retención del IRPF durante el trimestre. Si tienes empleados, o si has pagado facturas de profesionales que te han aplicado retención, este modelo es para ti.

Plazos de presentación (trimestral):

  • 1T (enero-marzo): Del 1 al 20 de abril.
  • 2T (abril-junio): Del 1 al 20 de julio.
  • 3T (julio-septiembre): Del 1 al 20 de octubre.
  • 4T (octubre-diciembre): Del 1 al 20 de enero del año siguiente.

Si el día 20 cae en fin de semana o festivo, el plazo se traslada al siguiente día hábil, según lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Ojo con la domiciliación: si quieres domiciliar el pago, el plazo suele cerrarse unos días antes, generalmente hasta el día 15 del mes de presentación, según advierte la propia Agencia Tributaria.

Guía paso a paso para presentar el Modelo 190

Aunque el Modelo 190 es informativo, su correcta cumplimentación es crucial. Un error aquí puede generar requerimientos para ti y para tus clientes o proveedores.

¿Quién está obligado a rellenar el modelo 190? (Para autónomos y profesionales)

Si durante el año has presentado al menos un Modelo 111, estás obligado a presentar el Modelo 190. Esto incluye:

  • Empresas y autónomos con empleados: Por las retenciones de las nóminas.
  • Empresas y autónomos que pagan a otros profesionales: Por las retenciones de sus facturas.

En resumen, si has sido “retenedor” de IRPF, el 190 es tu cita anual con Hacienda.

Documentación necesaria para la autoliquidación de retenciones

Para rellenar el Modelo 190 de forma eficiente, necesitarás tener a mano:

  • Todos los Modelos 111 presentados durante el año: Te servirán para verificar el total de retenciones y percepciones.
  • Listado de perceptores: NIF, nombre y apellidos o razón social de cada persona o entidad a la que le hayas practicado retención.
  • Importes de las percepciones: El total de lo que le has pagado a cada perceptor durante el año (base de retención).
  • Importes de las retenciones practicadas: El total de IRPF que le has retenido a cada uno.
  • Clave y subclave de percepción: Es fundamental indicar correctamente el tipo de renta (trabajo, actividad económica, etc.) y la situación concreta que marcan las subclaves (por ejemplo, si al profesional se le aplicó el tipo general o el reducido de inicio de actividad). Esto lo encuentras en las instrucciones del propio modelo o en tu programa de contabilidad.
  • Datos del declarante: Tu NIF, nombre/razón social, etc.

Problemas comunes al rellenar el 190

Los errores que más rectificaciones acaban generando son estos:

  • Descuadres con los Modelos 111: La suma de las retenciones del 190 no coincide con la suma de los cuatro 111 trimestrales. Esto suele ser por un error de transcripción o por no haber incluido a algún perceptor.
  • NIFs incorrectos: Un NIF mal anotado puede generar un requerimiento para el perceptor y, por ende, para ti.
  • Claves de percepción erróneas: Elegir la clave incorrecta para el tipo de renta (ej. confundir rendimiento del trabajo con actividad económica) es un error común.
  • No incluir a todos los perceptores: A veces se olvida incluir a algún profesional o trabajador puntual.
  • No presentar el modelo: Si estás obligado y no lo presentas, Hacienda te enviará un requerimiento con sanción.

Lo que más ahorra es revisar el borrador del 190 con calma, comparando los datos con tus registros contables y los 111 presentados. Es mejor dedicarle un poco más de tiempo que tener que lidiar con un requerimiento después.

El Modelo 111: Aspectos clave que debes conocer

Ya hemos hablado de su periodicidad y contenido, pero hay más detalles importantes.

Diferencia entre el 111 y la declaración anual de la renta

Es crucial no confundirlos.

  • El Modelo 111 es tu declaración trimestral como retenedor. Tú ingresas en Hacienda el IRPF que has quitado a otros.
  • La Declaración de la Renta (Modelo 100) es tu declaración anual como contribuyente. Aquí declaras tus propios ingresos y gastos, y Hacienda te devuelve o te pide pagar la diferencia, teniendo en cuenta las retenciones que a ti te han practicado (o las que tú mismo te has ingresado con el Modelo 130/131 si eres autónomo en estimación directa/objetiva).

Es decir, el 111 es una obligación del pagador, mientras que la Renta es una obligación del perceptor.

¿Qué ocurre si no presento el modelo 111? (Consecuencias)

No presentar el Modelo 111 o presentarlo fuera de plazo puede acarrear sanciones importantes:

  • Recargos por presentación extemporánea sin requerimiento previo: Si lo presentas tarde pero antes de que Hacienda te lo pida, se aplican recargos que, según la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre), en su redacción dada por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, son del 1 % más otro 1 % por cada mes completo de retraso durante los primeros 12 meses. Si la presentación se efectúa transcurridos más de 12 meses, el recargo será del 15%, y se exigirán intereses de demora por el período transcurrido desde el día siguiente al término de esos 12 meses.
  • Sanciones por requerimiento de Hacienda: Si es Hacienda quien te lo reclama, las sanciones son mayores, pudiendo ser del 50% al 150% de la cantidad no ingresada, en función de la gravedad de la infracción, además de los intereses de demora, tal como establece la normativa tributaria.
  • Sanciones por no presentar el Modelo 190 (informativo) o presentarlo con errores: Aunque no implica un pago, no presentarlo o hacerlo con errores también tiene sus consecuencias. La Ley General Tributaria establece sanciones por el incumplimiento de obligaciones formales. Por ejemplo, la no presentación a tiempo de declaraciones informativas puede acarrear multas pecuniarias fijas, que pueden ser de 20 euros por cada dato o conjunto de datos que debiera haberse incluido, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 20.000 euros. Si la declaración se presenta fuera de plazo sin requerimiento previo, la sanción se reduce a la mitad. Es el mismo régimen del artículo 198 de la Ley General Tributaria que se aplica a otras declaraciones informativas, como el Modelo 720.

Como ves, es mejor ser diligente y cumplir con los plazos. Tu yo del próximo cierre fiscal te lo agradecerá.

Plataformas y herramientas para presentar tus modelos IRPF

La buena noticia es que hoy en día no hace falta ir a Hacienda con el papelito. La presentación telemática es la norma y hay herramientas que te facilitan mucho la vida.

Presentación telemática: Guía por la Sede Electrónica

Para presentar los Modelos 111 y 190, el camino oficial es la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Necesitarás:

  1. Certificado digital o Cl@ve PIN: Imprescindible para identificarte.
  2. Acceder al modelo correspondiente: Busca “Modelo 111” o “Modelo 190” en el buscador de la Sede Electrónica.
  3. Rellenar el formulario: Puedes hacerlo directamente online o descargar el programa de ayuda (aunque cada vez es menos común, la mayoría se hace online). Una vez cumplimentado, lo validas y presentas con tu certificado digital o Cl@ve PIN. Si el resultado es a ingresar, podrás domiciliar el pago o generar el NRC para pagar en tu banco.

Recomendaciones para automatizar la gestión fiscal

Para los técnicos de despacho, la automatización es clave. Integrar la gestión de retenciones con el resto de la contabilidad no solo ahorra tiempo, sino que minimiza errores. Aquí algunas herramientas que te pueden ayudar:

  • Holded / Quipu: Software de gestión integral que, además de facturación y contabilidad, ayuda a tener las retenciones registradas y a preparar los datos de los modelos a partir de tus facturas y nóminas; comprueba en cada programa qué modelos genera. Son ideales para autónomos y pymes.
  • Billin: Enfocado en la facturación, pero su integración con la contabilidad puede facilitar la extracción de datos para las retenciones de profesionales.
  • Make (antes Integromat): Si eres más avanzado, puedes usar herramientas de automatización como Make para llevar las retenciones de tu programa a una hoja de control y cuadrar los cuatro 111 con el 190 antes de enero. Esto ya es para perfiles más técnicos y con experiencia en integración.

La clave es buscar soluciones que centralicen la información y te permitan generar los modelos con un par de clics, reduciendo la carga manual y el riesgo de errores.

Un apunte sobre la confidencialidad de los datos

Quien maneja información sensible de terceros (empleados, proveedores) tiene que tener presente el secreto profesional y el cumplimiento estricto del RGPD y la LOPDGDD. Al trabajar con herramientas y plataformas, asegúrate de que cumplen con la normativa de protección de datos y, bajo ningún concepto, introduzcas información identificable de tus clientes en herramientas de IA públicas que no garanticen la confidencialidad.

Conclusión

Los Modelos 111 y 190 del IRPF son una parte ineludible de la gestión fiscal para empresas y autónomos con ciertas obligaciones. Entender su función, plazos y cómo presentarlos correctamente es vital para evitar sustos con Hacienda. Y si llevas también el IVA de tu actividad, la otra cita trimestral imprescindible es la del Modelo 303.

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