Asiento contable de la nómina: cuentas 640, 642 y 476
Contenido del artículo
- Conceptos básicos del asiento contable de la nómina
- Diferencia entre 640 (sueldos) y 642 (cuota patronal)
- Desglose de las cuentas en el asiento de nómina
- Cuenta 640 — Sueldos y salarios
- Cuenta 460 — Anticipos de remuneraciones
- Cuenta 642 — Seguridad Social a cargo de la empresa
- Cuenta 465 — Remuneraciones pendientes de pago
- Cuenta 476 — Organismos de la Seguridad Social, acreedores
- Cuenta 4751 — H.P. acreedora por retenciones practicadas
- Estructura del asiento contable de la nómina
- El asiento del devengo
- El asiento del pago
- Ingreso de retenciones (modelo 111)
- Un detalle que se olvida: el anticipo
- Automatizar el registro sin perder el control
- Confidencialidad: datos de nómina y RGPD
- Antes de dar por bueno el asiento
Cuando cierras el mes y tienes que registrar la nómina en el libro diario, el asiento no es más que una foto de lo que ya aparece en el recibo: el bruto, lo que se le retiene al trabajador, lo que la empresa asume por cotizar y lo que queda como líquido. El problema no está en la teoría de la partida doble, sino en no mezclar las cuentas del subgrupo 47 (acreedores por retenciones y Seguridad Social) con 465 (remuneraciones pendientes) y en cuadrar el total al final.
Aquí va el desglose cuenta por cuenta, con el asiento completo del devengo y del pago. Si lo que necesitas es calcular la nómina en sí, lo tienes en cómo hacer una nómina paso a paso.
Conceptos básicos del asiento contable de la nómina
El asiento de nómina registra, en un solo movimiento, tres cosas que ocurren a la vez:
- Nace un gasto para la empresa (sueldos + cuota patronal).
- Nace una deuda con la Seguridad Social (cuota patronal + cuota obrera) y con Hacienda (retención IRPF).
- Nace una deuda con el trabajador por el líquido a ingresar.
Todo se apoya en seis cuentas del PGC: 640, 642, 465, 476, 4751 y 460. Si te las sabes de memoria y sabes a cuál va cada concepto, el asiento se escribe en dos minutos.
Diferencia entre 640 (sueldos) y 642 (cuota patronal)
Es la confusión que más se repite al empezar: mezclar el sueldo bruto con la parte que la empresa aporta a la Seguridad Social.
- 640 Sueldos y salarios recoge el importe íntegro devengado por el trabajador (el bruto del recibo). No incluye la cuota patronal.
- 642 Seguridad Social a cargo de la empresa recoge exclusivamente la cuota que la empresa asume por cotizar por su trabajador. No tiene nada que ver con el sueldo.
En el asiento, 640 se carga por el bruto y 642 se carga por la cuota patronal. Son dos cargos separados, dos conceptos distintos. Si los sumas en una sola línea, el PyG queda inflado y el análisis de costes se tuerce.
Desglose de las cuentas en el asiento de nómina
Cuenta 640 — Sueldos y salarios
Cuenta de gastos (grupo 6). Se carga por el importe íntegro devengado: el bruto. Lo que se le descuenta al trabajador no se abona en la 640, sino que va a sus propias cuentas como contrapartida del mismo asiento: la retención de IRPF a la 4751, la cuota obrera a la 476, el anticipo a la 460 y el líquido a la 465 (o a la 57, tesorería, si se paga en el momento).
La 640 acumula el gasto de personal de todo el ejercicio: no se queda a cero cada mes. Solo se salda al cierre del ejercicio, contra la 129 (Resultado del ejercicio), como el resto de cuentas de gastos.
Cuenta 460 — Anticipos de remuneraciones
Cuenta de activo (grupo 4). Se carga al entregar el anticipo al trabajador y se abona al compensarlo con la nómina en el asiento del devengo. Así se evita duplicar el gasto y se refleja correctamente el saldo pendiente del anticipo.
Cuenta 642 — Seguridad Social a cargo de la empresa
También cuenta de gastos (grupo 6). Se carga por la cuota patronal devengada y se abona a 476 en el mismo asiento del devengo. No tiene relación con el trabajador: es un coste de la empresa por tener plantilla.
Cuenta 465 — Remuneraciones pendientes de pago
Cuenta de pasivo (grupo 4). Se abona por el líquido que le queda al trabajador después de descontar retenciones y cuota obrera. Se carga al hacer el ingreso (domiciliación bancaria, transferencia, cheque). Si la nómina se paga en el mismo momento del devengo, la 465 no aparece: el abono va directo a la 57.
Cuenta 476 — Organismos de la Seguridad Social, acreedores
Cuenta de pasivo (subgrupo 47). Se abona dos veces en el asiento de nómina:
- Por la cuota patronal (contra 642).
- Por la cuota obrera retenida al trabajador (contra 640).
Se carga cuando se pagan las cuotas a la Seguridad Social.
Cuenta 4751 — H.P. acreedora por retenciones practicadas
También subgrupo 47, pero con Hacienda. Se abona por la retención de IRPF que se descuenta al trabajador. Se carga al ingresarla con el modelo 111 (cómo se presenta, en la guía de los modelos 111 y 190).
Dato práctico: 476 y 4751 son cuentas hermanas (mismo subgrupo 47) pero van a destinos distintos. 476 se liquida con la Seguridad Social; 4751 se liquida con la AEAT. Si las confundes, ni el modelo 111 ni las cuotas pagadas a la Seguridad Social cuadran con la contabilidad.
Estructura del asiento contable de la nómina
El asiento del devengo
Tomemos un caso para ver el mecanismo. Los importes de la retención y de las cuotas salen siempre del recibo de nómina (dependen del trabajador, del contrato y de la actividad); aquí son solo de ejemplo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Bruto devengado | 2.000 € |
| Retención IRPF | 240 € |
| Cuota obrera SS | 130 € |
| Cuota patronal SS | 620 € |
| Líquido a ingresar | 1.630 € |
El asiento del devengo queda así:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (640) Sueldos y salarios | 2.000 | |
| (642) SS a cargo de la empresa | 620 | |
| (4751) H.P. retenciones IRPF | 240 | |
| (476) SS acreedores | 750 | |
| (465) Remuneraciones p/pago | 1.630 |
Cuadre: Debe = 2.000 + 620 = 2.620. Haber = 240 + 750 + 1.630 = 2.620. Cierra.
La regla que conviene tener en la pared: 640 + 642 = 476 + 4751 + 465, y + 460 si se compensa un anticipo. Si no cuadra, hay un concepto mal colocado.
El asiento del pago
Al pagar el líquido por transferencia:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (465) Remuneraciones p/pago | 1.630 | |
| (572) Bancos | 1.630 |
Y al pagar las cuotas a la Seguridad Social:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (476) SS acreedores | 750 | |
| (572) Bancos | 750 |
Ingreso de retenciones (modelo 111)
Trimestralmente, al presentar el 111:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (4751) H.P. retenciones | 240 | |
| (572) Bancos | 240 |
Si en el trimestre has tenido varios trabajadores, 4751 acumula todas las retenciones y se carga de una vez al ingresar.
Un detalle que se olvida: el anticipo
Si el trabajador pidió un anticipo a mitad de mes y se le descuenta en la nómina, el asiento del devengo lleva un abono a 460 Anticipos de remuneraciones por el importe del anticipo, y 465 se abona por el líquido menos el anticipo. El 460 se cargó cuando se entregó el dinero. Así no se duplica el gasto.
Automatizar el registro sin perder el control
En un despacho con varias nóminas al mes, escribir cada asiento a mano en el libro diario es un caldo de cultivo para errores de transcripción. Si el programa de contabilidad, por ejemplo Quipu, genera el asiento a partir de la nómina importada, el trabajo pasa a ser revisar el mapeo de cuentas.
Lo que conviene revisar siempre, aunque el programa genere el asiento: que la cuota patronal esté en 642 (no en 640) y que la retención IRPF vaya a 4751 (no a 476). Son los dos errores que más se cuelan cuando el mapeo de cuentas se hace rápido al dar de alta un cliente nuevo.
Confidencialidad: datos de nómina y RGPD
El recibo de nómina contiene datos personales (nombre, DNI, cuenta bancaria, grupo de cotización, base reguladora) y datos de salud si hay complementos por incapacidad. Al trabajar con una IA pública, un chatbot o cualquier herramienta en la nube que no sea el software contable del despacho, la regla es sencilla:
- Nunca pegues un recibo completo, un fichero de nómina o un listado de trabajadores en un modelo de lenguaje público, un foro o una herramienta de IA sin cifrar.
- Si necesitas consultar un caso, anonimiza: cambia nombres, DNI y cuenta bancaria. El mecanismo contable no depende de quién es el trabajador.
- Usa solo herramientas con las que el despacho tenga firmado un contrato de encargado del tratamiento. Un chatbot general no lo tiene.
Esto no es formalismo: una filtración de datos salariales por un copiar-pegar descuidado tiene la misma consideración legal que cualquier otra brecha de datos de carácter personal.
Antes de dar por bueno el asiento
Un repaso rápido que conviene hacer cada vez que registras la nómina, sobre todo si el cliente tiene varios trabajadores o complementos:
- 640 cargada por el bruto (no por el líquido, no por bruto + patronal).
- 642 cargada solo por la cuota patronal.
- 476 abonada por patronal y obrera (suma de ambas).
- 4751 abonada por la retención IRPF (no confundir con 476).
- 465 abonada por el líquido neto (bruto − IRPF − cuota obrera − anticipo, si lo hay).
- El total de Debe cuadra con el total de Haber.
- Si hay anticipo, 460 aparece en el Haber del devengo.
- Al mes siguiente, 465, 476 y 4751 están a cero (se cargaron al pagar/ingresar).
Si el cuadre no cierra, el error casi siempre está en que un concepto se metió en la cuenta vecina: la cuota obrera en 4751 en vez de 476, o la patronal en 640 en vez de 642. Revisa el recibo y vuelve a asignar.