Laboral y Seguridad Social Por Redacción de crux · 10 min de lectura

Permiso por exámenes: la Audiencia Nacional dice que se paga

Contenido del artículo

La gestión de los permisos laborales es uno de los puntos más sensibles y frecuentemente mal entendidos en la gestión diaria de una Pequeña y Mediana Empresa (PYME). Entre las ausencias más comunes y que generan más dudas en la operativa de nóminas se encuentran aquellas relacionadas con la realización de exámenes oficiales.

Para el empresario, la pregunta es clara: ¿Debo pagar a mi empleado esos días? Para el trabajador, la duda es: ¿Tengo derecho a que la empresa me cubra esos días?

La respuesta no es un simple sí o no. Depende de un entramado de factores: la naturaleza del examen, el convenio colectivo aplicable, la causa de la ausencia y, fundamentalmente, si la actividad formativa está intrínsecamente ligada a la prestación de servicios en la empresa.

En esta guía, desglosamos el marco legal que rige la retribución de estos días, ofreciendo una visión práctica y detallada para que las PYMES puedan gestionar estos permisos con total seguridad jurídica y contable.

Antes de abordar la obligación de pago, conviene establecer qué se entiende por “ausencia por exámenes oficiales” desde la perspectiva legal.

Definición de la ausencia por exámenes oficiales

Cuando hablamos de exámenes oficiales, nos referimos a evaluaciones académicas o profesionales que están reguladas por una entidad externa (universidades, colegios profesionales, organismos de certificación, etc.).

Conviene distinguir la finalidad de la ausencia:

  1. Exámenes de carácter personal o de desarrollo profesional: El trabajador realiza el examen para su propia formación o para obtener una cualificación que no es estrictamente necesaria para el desempeño de su puesto actual.
  2. Exámenes de carácter profesional o de adaptación al puesto: El examen es un requisito indispensable para ejercer la profesión o para obtener una acreditación que la empresa considera esencial para la continuidad de la actividad laboral.

La legislación laboral tiende a ser protectora con el trabajador, pero la retribución de la ausencia siempre se analiza bajo el principio de que el tiempo pagado debe estar directamente vinculado a la actividad laboral o a un derecho reconocido expresamente en la normativa o en el convenio colectivo.

Diferencia entre derecho laboral y derecho fiscal

Conviene separar estos dos conceptos, ya que la confusión entre ellos es la fuente de la mayoría de los errores contables y de nóminas.

  • Derecho Laboral: Se refiere al derecho del trabajador a disponer de tiempo libre sin penalización salarial. Si la ley o el convenio establecen un derecho a días libres (como los permisos por matrimonio, duelo o maternidad), el derecho es laboral.
  • Derecho Fiscal: Se refiere a la obligación de la empresa de registrar y liquidar correctamente los costes asociados a esa ausencia. Desde el punto de vista fiscal, el día pagado es un coste laboral que debe ser contabilizado como gasto salarial, independientemente de si el derecho a ese día libre proviene de la ley o de un acuerdo interno.

En resumen: el derecho a la ausencia lo regula el derecho laboral; la forma de gestionarlo y su impacto económico lo regula la contabilidad y la fiscalidad.

Obligación patronal: ¿Debe la pyme pagar días de exámenes?

El cuadro general de qué permisos reconoce la ley y cuántos días da cada uno está en la guía de permisos retribuidos. Para el resto de ausencias y su reflejo en el recibo, la guía de cómo hacer una nómina paso a paso, y los descuadres que salen al revisarlas, en la auditoría salarial. Si lo que se comprueba es el registro de la jornada, la inspección de trabajo y el registro horario.

La pregunta es si la pyme debe asumir el coste salarial de esos días. Durante años la respuesta fue «depende del convenio». Ya no lo es.

Análisis de la retribución en caso de exámenes

El artículo 23.1.a) del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a disfrutar de los permisos necesarios para concurrir a exámenes, además de la preferencia a elegir turno, cuando el trabajador curse con regularidad estudios para obtener un título académico o profesional.

El precepto concede el permiso pero no dice, con esas palabras, que sea retribuido. De ahí venía la duda, y de ahí venía la práctica extendida de descontarlo de la nómina cuando el convenio callaba.

Eso ya está resuelto, y en contra de esa práctica. La Sentencia de la Audiencia Nacional 100/2026, de 1 de junio (Sala de lo Social, ECLI:ES:AN:2026:2521) declara que el permiso del artículo 23.1.a) tiene carácter retribuido: acudir a un examen no debe suponer pérdida salarial. El tribunal llega ahí por interpretación sistemática, comparándolo con los demás permisos del Estatuto, que se disfrutan ordinariamente con derecho a remuneración.

Y cierra el otro flanco, que es el que más se usaba: la negociación colectiva puede mejorar el régimen legal, pero no restringirlo. Un convenio que guarde silencio no convierte el permiso en no retribuido, y uno que lo declarara no retribuido estaría por debajo del mínimo legal.

Lo que esto cambia en la práctica del despacho:

  • El permiso se paga, aunque el convenio no diga nada. El silencio del convenio ya no es un argumento para descontar.
  • Solo hay que comprobar el convenio para ver si mejora el mínimo (más horas, días completos, desplazamientos), nunca para ver si lo permite.
  • Lo que sí hay que verificar es el supuesto de hecho: que sean estudios cursados con regularidad y dirigidos a un título académico o profesional. La sentencia no extiende el criterio a las oposiciones, así que ese caso sigue dependiendo del convenio.
  • Si se han venido descontando estas ausencias, conviene revisarlo: son diferencias salariales reclamables.

Dónde sigue habiendo margen

El carácter retribuido no está en discusión, pero el supuesto de hecho sí admite comprobación, y es ahí donde se juega el caso:

  • Que los estudios se cursen con regularidad. El artículo 23.1.a) no ampara un examen suelto y sin matrícula detrás. Pedir el justificante de matrícula es razonable y es lo que sostiene la decisión si luego se discute.
  • Que el título sea académico o profesional. Las oposiciones quedan fuera del pronunciamiento de la Audiencia Nacional, así que ahí el convenio vuelve a mandar.
  • Que el permiso sea el necesario. La ley habla del tiempo preciso para concurrir al examen, no de la jornada completa por defecto ni de los días de estudio previos, que son cosa distinta y sí dependen del convenio.

Lo que ya no vale como argumento: que el convenio no lo mencione. Eso, después de la SAN 100/2026, no autoriza a descontar.

Impacto fiscal y contable para la pyme

Independientemente de si la obligación de pago es legal o contractual, la PYME debe saber cómo registrar este gasto para mantener una contabilidad impecable.

Cómo gestionar los gastos de ausencia en la contabilidad

Desde el punto de vista contable, el día pagado es un coste laboral. No importa si el día se llama “permiso por examen” o “día libre por motivos personales”; si se paga, es un gasto salarial que debe imputarse correctamente.

Conviene que el departamento de contabilidad y el de nóminas trabajen en sincronía. El gasto se registra en el periodo en que se devenga (es decir, en el mes en que se realiza la ausencia), aunque el pago se efectúe en la liquidación de nómina.

Para asegurar la trazabilidad, es recomendable crear un código de gasto específico en el sistema de gestión de nóminas, diferenciándolo de los permisos por enfermedad o vacaciones.

Implicaciones para la liquidación de nóminas

La liquidación de nóminas debe reflejar con total transparencia la naturaleza de la ausencia. Para evitar reclamaciones o inspecciones, la nómina debe desglosar claramente:

  • Concepto de Ingreso: Salario base.
  • Concepto de Descuento: Si se aplica alguna deducción por el día no trabajado (si es legalmente posible).
  • Concepto de Permiso: Un concepto específico que detalle “Permiso por examen oficial” y que indique si este día está cubierto por el salario o si es un día no retribuido.

Es recomendable utilizar herramientas de gestión de nóminas especializadas, como Holded, que permiten categorizar estos conceptos de forma detallada y automatizar la generación de los justificantes de pago.

Antes de tramitar el permiso de un trabajador

  • Un justificante de matrícula o de examen lleva datos personales del trabajador y revela su formación y sus planes. Está bajo el RGPD y el secreto profesional del despacho.
  • Pide solo el justificante que acredita el hecho, no el expediente académico entero: recabar de más es tratamiento excesivo.
  • No subas justificantes ni nóminas a una IA pública que no tengas contratada con encargo de tratamiento.

Guía práctica para autónomos y trabajadores por cuenta propia

El tratamiento fiscal y laboral cambia drásticamente cuando el trabajador no es un empleado asalariado, sino un autónomo o profesional por cuenta propia.

Diferencias en el pago de ausencia exámenes autónomos vs. Empleados

Para un empleado, la relación está regulada por un contrato laboral y la Seguridad Social. Para un autónomo, la relación se basa en la prestación de servicios y la facturación.

  • Empleados: el derecho a la retribución lo da la ley (artículo 23.1.a) ET, leído por la SAN 100/2026). El convenio solo puede mejorarlo.
  • Autónomos: Si un autónomo necesita ausentarse para realizar un examen, el coste de esa ausencia no recae sobre la empresa que le contrata, sino que debe ser asumido por el propio profesional. La empresa solo gestiona el contrato de servicios y no interviene en la retribución del tiempo no facturable.

En el caso de la colaboración profesional, la empresa debe asegurarse de que el contrato refleje claramente que la ausencia por examen no genera un coste salarial para la entidad contratante.

Documentación necesaria para justificar la ausencia

La documentación es la prueba reina en cualquier inspección de trabajo o fiscal. Para que la PYME pueda justificar legalmente el pago de días de exámenes, debe solicitar al trabajador:

  1. Certificado de la entidad examinadora: Un documento oficial que acredite la fecha, hora y lugar del examen.
  2. Comunicación interna: Un escrito del trabajador solicitando el permiso, mencionando la normativa o el convenio que lo ampara.
  3. Justificante de la actividad: Si es posible, una copia de la acreditación o el programa de estudios.

Esta documentación no solo protege a la PYME de reclamaciones futuras, sino que también permite al departamento de contabilidad imputar el gasto de manera correcta y auditable.

Nota de privacidad: Al gestionar permisos y ausencias, conviene recordar que se están tratando datos sensibles de salud y formación. Toda la documentación y el registro de estos permisos deben manejarse bajo estrictos protocolos de confidencialidad, cumpliendo con la normativa de protección de datos.

Herramientas de apoyo en la gestión de permisos:

La automatización de la gestión de permisos y la justificación de gastos puede ser un gran alivio para la operativa diaria. Herramientas de gestión de recursos humanos, como Quipu, permiten centralizar las solicitudes de permisos, adjuntar la documentación justificativa y notificar automáticamente al departamento de nóminas, reduciendo el riesgo de errores manuales.

Además, para la gestión de la facturación y el control de costes asociados a estos permisos, contar con un sistema de gestión integral como Holded facilita la conciliación entre el gasto laboral y el ingreso generado.

La retribución de días de ausencia por exámenes oficiales en las PYMES es un tema que requiere de una lectura minuciosa de tres fuentes: el contrato laboral específico, el convenio colectivo sectorial y la normativa general de la Seguridad Social. La prudencia siempre dicta que, ante la duda, se consulte la normativa vigente en materia de permisos y se documente exhaustivamente la justificación de la ausencia.

#pymes

Sigue leyendo