Fiscal y normativa Por Redacción de crux · 9 min de lectura

Multas por software no certificado: qué dice la LGT

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Un autónomo te llama un martes a las once y medio, con el teléfono entre la mandíbula y el hombro, y te suelta: «He leído que me pueden multar con 50.000 euros por no tener VeriFactu. ¿Qué hago?». Lo has oído más de una vez desde que el tema empezó a circular, y la respuesta corta es: no le van a multar con 50.000 € por no tener VeriFactu hoy. Lo que sí existe es un artículo de la Ley General Tributaria que castiga algo muy concreto, y entender esa diferencia te ahorra media mañana de pánico y te da un argumento claro para explicárselo al cliente.

El RD 1007/2023 introdujo la obligación de que los sistemas informáticos de facturación (SIF) cumplan una serie de requisitos técnicos: integridad e inalterabilidad de los registros, trazabilidad y una huella o «hash» en cada registro, encadenada con la anterior. La idea es sencilla: que la factura que sale del programa no se pueda modificar retroactivamente sin que quede rastro.

¿Qué es el software certificado según la LGT?

No existe un “sello VeriFactu” que el productor pinte en la esquina de la factura. Lo que la norma exige es una declaración responsable (art. 13 del RD 1007/2023; cómo planificar el cambio de programa lo tienes en la guía de adaptación a VeriFactu) firmada por el productor del software, en la que certifica que su programa cumple las especificaciones. Esa declaración tiene que constar por escrito y de forma visible en el propio programa en cada versión, y el productor o el comercializador debe entregártela al comprar el software.

En la práctica, cuando un cliente te pregunta «¿mi programa está adaptado?», la primera cosa que hay que hacer es pedirle esa declaración responsable. Si el productor no la tiene, no la muestra en la interfaz o no la entrega al cliente, ya tienes un problema de cumplimiento. Y no es un detalle menor: es el mecanismo por el que la AEAT va a comprobar si el sistema está o no en regla.

Un apunte que se repite: Word o Excel usados solo para escribir, imprimir y guardar facturas no son un SIF. No procesan información para generar libros de registro ni contabilidad. Pero si el mismo Excel lleva una macro que genera el libro de facturas expedidas, sí lo es. Esa línea es más fina de lo que parece, y en el día a día de un despacho la ves más de lo que quisieras.

Desmontando el mito: ¿Existe una multa por no usar VeriFactu?

Aquí es donde el titular de un medio generalista se queda a medias. El Art. 201 bis de la LGT no castiga el hecho de “no tener VeriFactu hoy”. No hay una inspección que entre a tu despacho, mire que no has migrado el programa y te multe. Lo que castiga es tener un sistema no certificado estando obligado a tenerlo, o un sistema alterado.

Diferencia entre “no usar VeriFactu” y “usar software no certificado”

Son dos cosas distintas y no conviene mezclarlas:

  • No usar VeriFactu (aún): estás dentro del plazo de adaptación. Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, el plazo legal es antes del 1 de enero de 2027; para el resto (autónomos, personas físicas con actividad económica, entidades en atribución de rentas), antes del 1 de julio de 2027. Dentro de ese plazo, no usar el sistema adaptado no es infracción.
  • Usar software no certificado estando obligado: ya ha vencido el plazo y tu SIF no cumple las especificaciones, o lo has alterado. Eso sí es sancionable.

Además, hay un matiz que conviene recordar: quienes llevan los libros por el SII no están sujetos a la obligación de VeriFactu (art. 3.3). Y quien factura a mano, con un talonario en papel, tampoco usa un sistema informático y queda fuera del alcance. La AEAT, de hecho, ofrece una aplicación gratuita de facturación para quienes no quieren contratar un programa comercial.

Un dato que está en el aire (lo tienes en detalle en el nuevo calendario de VeriFactu): el 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota en la que anuncia la intención de aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para todos los obligados. Mientras no se publique la norma en el BOE, los plazos legales siguen siendo los del RD 1007/2023: 1 de enero de 2027 para el IS y 1 de julio de 2027 para el resto. Sería el tercer aplazamiento. No des el aplazamiento como vigente; dilo como previsión anunciada, pendiente de desarrollo normativo.

Análisis del Art. 201 bis de la Ley General Tributaria

El artículo se estructura en dos bloques de responsabilidad: el del que usa el software y el del que lo fabrica o vende.

Sanciones para el usuario (hasta 50.000 €)

La infracción grave del usuario consiste en tener un sistema no certificado estando obligado, o un sistema que haya sido alterado. La sanción es de 50.000 euros por ejercicio. Fíjate en la redacción: no es “por no tener VeriFactu”, es “por tener un sistema que no cumple”. La diferencia no es de vocabulario: cambia completamente el momento en que nace la infracción y, por tanto, cuándo empieza a correr el reloj.

Responsabilidad del fabricante (hasta 150.000 €)

El productor o comercializador del software responde de forma distinta:

  • 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de programa que permita doble contabilidad, ocultar o alterar registros, o que no cumpla las especificaciones técnicas.
  • 1.000 euros por cada programa vendido sin certificar.

Para el técnico de despacho, la consecuencia práctica es otra: si un cliente compró un programa de facturación y no le entregaron la declaración responsable del productor, puede reclamarla al comercializador, que está obligado a guardar las de todas las versiones. Si no la consigue, es un argumento para exigir el documento o cambiar de herramienta.

Riesgos reales para autónomos y gestorías

La importancia de la trazabilidad de las facturas

El riesgo práctico no es solo la multa. Es que, si un cliente te pide una factura de hace catorce meses y el programa no garantiza que el registro no se ha alterado, te quedas sin prueba. En una inspección, o en un litigio con un proveedor, la trazabilidad es lo que separa “aquí está la factura original” de “bueno, yo creo que era así”. Un programa que cumple VeriFactu genera esa cadena de custodia; uno que no la genera, no.

Consecuencias de la falta de validación en la cadena de facturación

Piensa en la cadena: el autónomo factura con un programa que no cumple → un mes después, el registro se modifica sin dejar rastro → en una comprobación, la AEAT contrasta el libro de facturas expedidas con la declaración del IVA y encuentra una discrepancia. No hay multa de 50.000 € por “no tener VeriFactu”, pero sí puede haber una sanción por dejar de ingresar lo que correspondía (art. 191 LGT) o por la llevanza incorrecta de los libros (art. 200 LGT), que son infracciones distintas y con sus propias cuantías. El 201 bis es la más visible, pero no la única puerta de entrada a una sanción.

Cuando un cliente te pregunta «¿qué programa me compro?», la lista de comprobación no es larga, pero hay que hacerla entera:

  • Declaración responsable visible en el programa. Pídela. Si no aparece en la interfaz ni te la entregan al contratar, no la tiene.
  • Registros inalterables. Que no se pueda borrar ni modificar una factura emitida sin que quede rastro: las correcciones y anulaciones se hacen con registros posteriores, no borrando.
  • Huella y código QR. Cada registro lleva su huella encadenada con la anterior, y la factura, su código QR.
  • Compatibilidad con los modelos AEAT. Que exporte los datos necesarios para la presentación de modelos como el 303, el 390, y los libros registro de facturas. Un programa que no te deja exportar a los modelos que manejas en el despacho te va a costar horas cada mes.
  • Actualizaciones con trazabilidad. Que cada cambio de versión quede registrado y que la declaración responsable se actualice.

Si valoras un programa comercial como Holded, aplica la misma lista: pide la declaración responsable de la versión que vas a usar antes de dar nada por hecho. Si el cliente factura volúmenes bajos y no quiere pagar una suscripción, la aplicación gratuita de la AEAT cubre lo básico, aunque el flujo de trabajo en el despacho se complica.

Para los despachos que gestionan cartera, también se puede automatizar la comprobación: un pequeño proceso en Make que cruce el libro de facturas exportado del programa con la declaración presentada y te marque las discrepancias antes de que las presente. No sustituye al criterio, pero te ahorra el “me he pasado tres facturas” que sale a última hora del plazo.

Confidencialidad y datos de clientes

Si usas una herramienta de IA o un automatismo para cruzar datos de facturación de clientes, la regla es la misma de siempre: nunca introduzcas datos identificables en una IA pública. Nombres, CIF, importes concretos vinculados a una persona: fuera. Si necesitas que un modelo de lenguaje te ayude a redactar un correo o a estructurar una consulta, anónimiza antes. El secreto profesional y el RGPD/LOPDGDD no se negocian, y una fuga por un prompt mal redactado no tiene remedio.

Antes de cerrar el tema con el cliente

  • Pide la declaración responsable del productor del software que usa. Si no la tiene, documéntalo por escrito.
  • Comprueba si el cliente factura a mano (talonario) o usa un SIF. Si factura a mano, no le aplica la obligación.
  • Verifica si lleva los libros por SII. Si es así, queda fuera del alcance de VeriFactu.
  • Confirma el plazo aplicable a su tipo de contribuyente (IS: 1-ene-2027; resto: 1-jul-2027) y anota la nota de Hacienda de octubre de 2026 como previsión, no como norma vigente.
  • Revisa que el programa exporte los datos necesarios para los modelos AEAT que necesitas en el despacho y que la trazabilidad de facturas sea verificable.
  • Si el cliente está dentro del plazo y no ha migrado, no le generes una urgencia que no existe. Explícale el mecanismo y cuál es la fecha que de verdad importa: la del fin del plazo.
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