Fiscal y normativa Por Redacción de crux · 9 min de lectura
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Adaptación a VeriFactu: planifica la migración sin prisas

Contenido del artículo

La obligación de que tu software de facturación cumpla con VeriFactu se acerca, y aunque la normativa contempla un periodo de transición, dejar la adaptación para el último momento puede generar problemas operativos. En este artículo encontrarás una visión práctica de por qué es crucial planificar la adaptación VeriFactu, un checklist de los requisitos previos, una hoja de ruta paso a paso y consejos expertos para optimizar el tiempo con la tecnología disponible.

Las fechas, en corto: el software debe estar adaptado antes del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto (autónomos incluidos), tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. El detalle normativo, en la guía de VeriFactu para gestorías.

A quién afecta: a sociedades y autónomos que facturan con un programa informático, aunque sea solo para parte de su actividad. No afecta a quien factura a mano con talonario, a quien usa Word o Excel solo para escribir las facturas, ni a quien lleva el IVA por el SII. Si eres autónomo, las fechas y lo que conviene preparar están en VeriFactu para pymes y autónomos tras el aplazamiento.

¿Qué es VeriFactu y por qué es crucial planificar su adaptación?

Qué es (y qué no es) VeriFactu

VeriFactu es el conjunto de requisitos que el Real Decreto 1007/2023 impone a los programas de facturación: cada factura genera un registro de facturación encadenado con el anterior, que no se puede alterar sin dejar rastro. Hay dos modalidades: VERI*FACTU, en la que el programa envía cada registro a la AEAT al emitir la factura, y no VERI*FACTU, en la que los registros se firman electrónicamente y se conservan. Adaptar el programa es obligatorio; enviar en tiempo real es opcional. En ambas modalidades la factura lleva un código QR.

Es importante recordar que VeriFactu y la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) son normativas distintas con calendarios diferentes. La adaptación VeriFactu no solo implica un cambio técnico, sino también una revisión de procesos internos, capacitación del personal y garantía de que la documentación cumpla con los requisitos de conservación.

Los riesgos de postergar la migración digital (para autónomos y gestorías)

RiesgoConsecuencia típica
Llegar a la fecha sin programa adaptadoSeguir facturando con un programa sin certificar expone a la sanción de 50.000 € por ejercicio del art. 201 bis LGT.
Errores de registroEn modalidad VERI*FACTU, registros rechazados por la AEAT que hay que revisar y corregir.
Pérdida de datosFalta de respaldo estructurado, dificultando auditorías y la generación de libros registro.
Sobrecarga de trabajoIntentar adaptar todo de golpe genera presión y aumenta la probabilidad de olvidar pasos críticos (por ejemplo, configurar la modalidad o el certificado).
Costes extraContratar soporte de emergencia o adquirir licencias de último minuto suele ser más caro que una planificación anticipada.

Un error que se repite es no decidir la modalidad antes de empezar: en VERI*FACTU hace falta el certificado para remitir los registros a la AEAT; en no VERI*FACTU, los registros tienen que ir firmados electrónicamente. Planificar con antelación evita este tipo de sorpresas.

Checklist: Antes de empezar la adaptación a VeriFactu

Requisitos técnicos que debe cumplir tu negocio o despacho

  1. Software de facturación compatible
    • Debe generar los registros de facturación con el contenido y la integridad que exige la normativa VeriFactu.
    • El fabricante debe acreditar que cumple el Reglamento con su declaración responsable. Pídela.
  2. Certificado electrónico vigente: lo necesitas para remitir los registros a la AEAT en modalidad VERI*FACTU; en la otra modalidad, el programa firma electrónicamente los registros.
  3. Conservación de los registros y las facturas durante el plazo de prescripción (y los libros, durante los plazos mercantiles), íntegros y accesibles.
  4. Exportación de los registros: el programa tiene que permitir descargarlos y archivarlos en un formato legible (art. 8.2.c del RD 1007/2023), por si la AEAT los pide.

Revisión de procesos internos: ¿Qué flujos deben automatizarse?

  • Emisión de factura → el programa genera el registro de facturación y el QR → lo envía a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o lo firma y conserva (no VERI*FACTU).
  • Facturas de proveedores: no forman parte de VeriFactu, que solo registra las facturas que emites. Siguen su circuito de siempre hasta el libro de facturas recibidas.
  • Conservación → archivado en repositorio con control de versiones y backup periódico.
  • Ojo: la comunicación de estados de la factura (aceptación, rechazo, pago) es de la factura electrónica B2B, no de VeriFactu. Son normas distintas.

Lista de flujos a revisar:

  • ✅ Creación de la factura en el ERP o programa de facturación.
  • ✅ Generación del registro de facturación (con el QR en la factura).
  • ✅ Corrección de errores: una factura emitida no se edita; se anula con un registro de anulación o se rectifica con otra factura.
  • ✅ Firma electrónica del registro (solo en la modalidad no VERI*FACTU).
  • ✅ Envío automático a la AEAT (modalidad VERIFACTU) o conservación de los registros firmados (modalidad no-VERIFACTU), según la configuración elegida.
  • ✅ Registro de la respuesta (aceptado/rechazado) y gestión de incidencias.
  • ✅ Archivo definitivo en la solución de backup.

La hoja de ruta paso a paso para migrar sin fallos

Fase 1: Formación y selección de herramientas adecuadas

  1. Formación del equipo
    • Organiza una sesión breve (1‑2 horas) sobre los conceptos básicos de VeriFactu, dejando claro que no es la factura electrónica B2B.
    • Reparte un documento con los términos clave (registro de facturación de alta y de anulación, huella o hash, QR, modalidad VERI*FACTU, declaración responsable).
  2. Evaluación de software
    • Compara las funcionalidades de los programas que ya utilizas (por ejemplo, Quipu, Holded, Billin).
    • Verifica que el fabricante ha emitido su declaración responsable de cumplimiento (tiene que ser visible en el propio programa, art. 13) y qué modalidad o modalidades permite.
    • Si el programa no cumple, la solución es cambiar a uno que cumpla, no completarlo con desarrollos propios.
  3. Prueba de compatibilidad
    • Descarga una versión de prueba o solicita una demo y genera una factura de ejemplo.
    • Comprueba que la factura sale con el QR y, en modalidad VERI*FACTU, que el envío al entorno de pruebas de la AEAT se acepta.

Fase 2: Pruebas piloto y ajuste de procesos (testeo en entorno controlado)

  1. Haz las pruebas con facturas de prueba, en la versión de demostración o en el entorno de pruebas que ofrezca el programa, no con facturas reales. Cada factura real emitida genera su registro y no se puede borrar después.
  2. No emitas nunca la misma factura por dos vías (el programa nuevo y el antiguo, o el programa y una copia manual): serían dos facturas distintas, cada una con su número.
  3. Registra incidencias en una hoja de cálculo: tipo de error, paso donde ocurre, tiempo de resolución.
  4. Ajusta la configuración del software (campos obligatorios, plantillas, horarios de envío).
  5. Revisa la respuesta de la AEAT: si aparecen rechazos, analiza el motivo (p. ej., datos del cliente incompletos o NIF erróneo).

Fase 3: Ejecución final y puesta en marcha oficial

  1. Fija una fecha de corte: desde ese día todas las facturas salen del programa nuevo, con una numeración correlativa que no se solape con la del programa antiguo.
  2. Avisa a los clientes de que las facturas llevarán un código QR con el que pueden comprobarlas en la AEAT (VeriFactu no obliga a mandarlas en formato electrónico).
  3. Monitoriza los primeros 30‑60 días para detectar cualquier desviación.
  4. Documenta el proceso en un manual interno: pasos, responsables, contactos de soporte.
  5. Planifica revisiones periódicas (cada trimestre) para asegurar que la adaptación sigue cumpliendo con la normativa y con los cambios que la AEAT pueda publicar.

Consejos expertos para gestorías: Optimización del tiempo con la tecnología

Cómo integrar VeriFactu con tu software contable actual

  • Que cumpla el programa de facturación, no un parche: la generación y el envío de los registros tienen que salir del propio sistema de facturación. Si los montas por tu cuenta con scripts, webhooks o una herramienta como Make, ese montaje pasa a ser tu sistema de facturación: tiene que cumplir todos los requisitos del reglamento y contar con su declaración responsable, y la responsabilidad es tuya.
  • Lo que sí puedes automatizar: todo lo que va después. Por ejemplo, llevar a la contabilidad las facturas ya emitidas y su estado de envío, o avisar al técnico cuando la AEAT rechaza un registro. Un programa como Holded con API permite hacer esa parte.
  • La sanción que preocupa: la de 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT) es por tener un programa que no está certificado estando obligado a estarlo, o que se ha alterado. Al fabricante que vende programas que permiten ocultar o alterar facturas le corresponden 150.000 € por ejercicio y tipo de programa. No hay multa «por no tener VeriFactu» antes de la fecha.

Automatizando el archivo de facturas digitales

  • Plantilla de factura con todos los datos obligatorios (NIF del cliente, descripción, base, tipo y cuota de IVA, retención si procede) y el QR que genera el programa.
  • Archivado seguro: guarda las facturas y los registros por año, mes y cliente, con copia de seguridad periódica.
  • Control de rechazos: si remites en modalidad VERI*FACTU, registra las respuestas de la AEAT y revisa los rechazos a diario al principio.

Mantenimiento y actualización post‑adaptación

¿Qué hacer si surgen incidencias o cambios en la normativa fiscal?

  1. Registro de incidencias
    • Documenta cualquier error de envío o rechazo de la AEAT (en una hoja o en el propio programa) y trasládalo al fabricante si es del sistema.
  2. Análisis de causa raíz
    • Identifica si el problema proviene de los datos de la factura, del certificado, de la conexión o del propio programa.
  3. Actualización de la configuración
    • Corrige los datos o la configuración, y si el fallo es del programa, exige la corrección al fabricante.
  4. Comunicación interna
    • Informa al equipo de contabilidad y a los responsables de IT sobre la incidencia y la solución adoptada.
  5. Revisión de la normativa
    • Revisa periódicamente el apartado de VeriFactu de la Sede electrónica de la AEAT (novedades y preguntas frecuentes). Las fechas ya se han aplazado dos veces.

Conclusión

Planificar la adaptación VeriFactu con antelación es la mejor forma de evitar sorpresas de último minuto y de llegar a la fecha con un programa que cumpla y un equipo que sepa usarlo. Siguiendo la checklist, la hoja de ruta paso a paso y los consejos de automatización, podrás transformar el proceso de emisión de facturas en una actividad prácticamente sin errores. Recuerda que la clave está en la prueba piloto y en la monitorización continua: una vez que el flujo esté en producción, revisa los primeros meses y ajusta lo que sea necesario.

Acción recomendada: revisa hoy mismo los requisitos técnicos de tu software y programa una sesión de formación breve con tu equipo. Cuanto antes empieces, más tiempo tendrás para pulir los detalles y evitar contratiempos cuando la normativa entre en vigor.

Preguntas frecuentes

¿Hasta cuándo hay para adaptarse a VeriFactu?

Las sociedades, hasta el 1 de enero de 2027. Los autónomos y el resto de obligados, hasta el 1 de julio de 2027. Son las fechas del Real Decreto-ley 15/2025, que ya es el segundo aplazamiento.

¿Qué hay que hacer para adaptarse a VeriFactu?

Usar un programa de facturación que cumpla el Real Decreto 1007/2023, lo que se acredita con la declaración responsable de su fabricante, y decidir si se envían los registros a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o no. No hay que presentar ninguna solicitud ni darse de alta en nada.

¿Tengo que adaptarme si facturo a mano o con Word?

No. Facturar a mano con talonario, o usar Word o Excel solo para escribir, imprimir y guardar las facturas, no está afectado. Sí lo está una hoja de cálculo que procesa las facturas para generar los libros registro.

¿Puedo desarrollar yo mismo la adaptación con scripts o macros?

El reglamento permite usar un sistema propio, pero tiene que cumplir todos los requisitos (registros encadenados, huella, QR, conservación) y contar con su declaración responsable, así que la responsabilidad del cumplimiento pasa a ser tuya. Para la mayoría, lo razonable es un programa que ya cumpla o la aplicación gratuita de la AEAT.

#VeriFactu#software contable#normativa

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