Fiscal y normativa Por Redacción de crux · 9 min de lectura

Cumplimiento VeriFactu: Verifica tu software de facturación

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Cuando preparas el cierre de trimestre y abres el libro de facturas expedidas en el programa del cliente, lo último en lo que piensas es en si ese software está adaptado a la normativa de facturación. Pero hay una fecha a partir de la cual tener un sistema informático de facturación (SIF) sin adaptar se convierte en un problema real, y conviene llegar a ella sabiendo si el programa que usas hoy va a seguir sirviendo. Hoy, en el BOE, esa fecha es el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, aunque Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento (más abajo tienes el detalle).

El mecanismo que te permite saber si tu programa está en regla no es una etiqueta del fabricante ni un sello en la web: es la declaración responsable del artículo 13 del RD 1007/2023. Aquí va cómo localizarla, qué pedir y qué hacer si no aparece.

¿Qué es VeriFactu y por qué es obligatorio para tu negocio?

VeriFactu es la adaptación obligatoria de todo sistema informático de facturación a los requisitos del RD 1007/2023 (desarrollo de la Ley Antifraude 11/2021). No es una etiqueta de calidad ni una certificación voluntaria: es una obligación legal para quien usa un SIF, aunque solo para parte de la actividad.

Dos cosas que conviene tener claras desde el principio:

  • Adaptar el software es obligatorio; enviar los registros a la AEAT en tiempo real no lo es. Existen dos modalidades: VERI*FACTU (el sistema remite los registros a la AEAT) y no-VERI*FACTU (los registros se quedan en el sistema, con huella encadenada y firma electrónica). Elige la que te interese, pero el software tiene que cumplir las especificaciones técnicas en cualquiera de las dos.
  • Quien lleva los libros por el SII queda excluido de VeriFactu (art. 3.3). Si tu cliente ya está en el Suministro Inmediato de Información, este trámite no le toca.

Un matiz práctico que se repite en las asesorías: Word o Excel usados solo para redactar, imprimir y guardar una factura no son un SIF. Sí lo son si procesan la información para generar el libro de facturas expedidas o alimentar la contabilidad (por ejemplo, una macro de Excel que vuelca el libro de facturas al mayor). Si el cliente factura a mano con talonario en papel, tampoco le aplica: no usa ningún sistema informático.

Sobre los plazos: el Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 un aplazamiento hasta octubre de 2028 para todos los contribuyentes, alineando el calendario con la factura electrónica B2B. Mientras no se publique la norma en el BOE, los plazos legales siguen siendo 1-ene-2027 (IS) y 1-jul-2027 (resto). Lo tienes detallado en el nuevo calendario de VeriFactu; confirma la situación en la sede de la AEAT antes de tomar decisiones.

Requisitos técnicos del software según el RD 1007/2023

Cada factura genera un registro de facturación, y el reglamento (art. 8) exige que el SIF garantice, entre otras cosas:

  • Integridad e inalterabilidad: una vez generado, un registro no se puede alterar sin que el sistema lo detecte y avise. Cualquier corrección o anulación se hace con al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que el original se conserve tal cual. Si una factura se emitió por error, se genera un registro de facturación de anulación (art. 11).
  • Trazabilidad: los registros van encadenados, de modo que se pueda seguir su secuencia del primero al último, y correctamente fechados.
  • Huella y firma: cada registro lleva una huella o «hash» (art. 12). La firma electrónica de los registros la exige el reglamento, pero los sistemas VERI*FACTU no tienen que firmarlos: les basta con la huella (art. 16.3).
  • Conservación: los registros se conservan durante el plazo que marca la Ley General Tributaria, accesibles y legibles, y el sistema debe poder exportarlos (art. 8.2.c).
  • Registro de eventos: el sistema anota automáticamente determinadas interacciones y sucesos, consultables desde el propio programa (art. 8.3).

Si tu programa no cumple estos requisitos, no es un tema de “mejorar la versión”: es un software que no puede usarse legalmente a partir de la fecha de vencimiento.

El papel de la declaración responsable en la legalidad del software

Aquí está el punto que diferencia un programa adaptado de uno que no lo está. El artículo 13 del RD 1007/2023 establece que:

  • La declaración responsable la firma el productor del software (no la comercializadora, no el integrador, el productor).
  • En ella certifica que el programa cumple las especificaciones técnicas del reglamento.
  • Debe constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, en cada una de sus versiones (art. 13.2). Que el fabricante la publique también en su web está bien, pero lo que pide la norma es que esté en el programa.
  • Debe constar también para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición.
  • El cliente (y la Administración) puede pedírsela al productor o al comercializador, que tienen que conservar las declaraciones de todas las versiones (art. 13.3).

En la práctica, lo que se ve en las asesorías es esto: el cliente tiene un programa de facturación que lleva tres años en uso, nadie le pidió la declaración responsable al contratarlo, y al llegar 2026 no tiene ni idea de si va a seguir funcionando. La declaración responsable es el documento que te ahorra esa incertidumbre.

Cómo comprobar si tu programa de facturación cumple VeriFactu

Pasos para verificar la certificación del proveedor

  1. Abre el programa y busca la declaración responsable. Debe estar visible en la interfaz: normalmente en “Acerca de”, “Ajustes”, “Información del software” o un apartado de “Cumplimiento normativo”. Si no aparece, ya tienes la primera señal de alarma.
  2. Comprueba el nombre del productor. La declaración la firma quien desarrolla el software, no quien lo vende. Si tu programa lo comercializa una empresa X pero lo desarrolla una Y, la declaración tiene que ir firmada por Y (o por X si X es también la desarrolladora).
  3. Verifica que corresponde a la versión que tienes instalada. Si el programa se actualiza, la declaración debe actualizarse con él. Una declaración de la versión 2.3 no cubre la versión 4.1.
  4. Pide una copia. Aunque la veas en pantalla, guarda una copia de la declaración en el expediente del cliente: es la prueba de que comprobaste el programa.
  5. Contrasta con la web del productor. Muchos fabricantes publican una lista de versiones adaptadas. Si tu versión no aparece, llámales.

Documentación que debes solicitar a tu gestor o proveedor de software

Si no tienes acceso directo al programa (es el caso del cliente y tú eres el técnico que lo gestiona), esta es la lista mínima de papeles que conviene tener en el expediente:

  • Declaración responsable del productor, firmada, con versión y fecha.
  • Contrato de licencia o suscripción donde conste la obligación de mantener el software actualizado a la normativa vigente.
  • Confirmación por escrito del proveedor de que la versión actual está adaptada al RD 1007/2023 (un correo electrónico sirve).
  • Si el proveedor ofrece la modalidad VERI*FACTU (envío en tiempo real), la configuración activada o desactivada, según la elección del contribuyente.

Guarda todo en la carpeta del cliente: si un día hay que justificar con qué programa se facturaba y por qué se consideró adaptado, es lo que tendrás a mano.

Consecuencias de no cumplir con la normativa de facturación

Las sanciones del artículo 201 bis de la LGT (infracciones graves) son:

  • Para el usuario (el contribuyente): 50.000 € por ejercicio por tener un sistema no certificado estando obligado, o un sistema alterado que permita doble contabilidad.
  • Para el fabricante o comercializador: 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa que permita doble contabilidad, ocultar o alterar registros, o que no cumpla las especificaciones. Además, 1.000 € por cada programa vendido sin certificar.

Un punto que conviene subrayar: la sanción de 50.000 € no es por “no tener VeriFactu hoy”. Es por tener un software que, estando obligado, no cumple las especificaciones o ha sido alterado. Si el plazo aún no ha vencido, no hay sanción. El riesgo aparece cuando la fecha de adaptación pasa y el software sigue sin estarlo.

Cómo elegir el mejor programa de facturación para pymes

Si el programa actual no cumple o estás valorando cambiar, estos son los criterios que conviene revisar antes de firmar:

  • Seguridad de datos: cifrado en reposo y en tránsito, acceso por roles, registro de auditoría (quién emitió, quién anuló, cuándo).
  • Registros de facturación: numeración correlativa de las facturas, registros que no se pueden alterar sin que el sistema lo detecte, y correcciones y anulaciones mediante registros posteriores.
  • Cumplimiento normativo: declaración responsable visible, adaptación a VeriFactu (o compromiso por escrito de adaptarlo antes de la fecha límite), compatibilidad con los modelos AEAT (303, 390, SII si aplica).
  • Facilidad de uso: si el cliente no sabe usarlo, no lo va a usar. La curva de aprendizaje importa tanto como la funcionalidad.

Si estás comparando opciones, tienes los criterios desarrollados en cómo elegir programa de facturación para una pyme, y el calendario de migración paso a paso en la guía de adaptación a VeriFactu. Si el cliente es autónomo, repasa también qué cambia para los autónomos con el aplazamiento.

Resumen de pasos para asegurar la legalidad de tus facturas

Antes de dar por bueno que el software del cliente está en regla:

  • Abre el programa y localiza la declaración responsable en la interfaz. Si no está, pide el documento por escrito al productor.
  • Comprueba que la versión de la declaración coincide con la versión instalada.
  • Verifica que el productor (no la comercializadora) es quien firma.
  • Guarda el PDF firmado en la carpeta del cliente, junto al contrato de licencia.
  • Si el cliente está en SII, anótalo: no le aplica VeriFactu y no necesitas este trámite.
  • Si el programa no cumple y la fecha de vencimiento se acerca, eleva el aviso al cliente por escrito (correo con acuse) para que la decisión de cambiar sea suya y quede constancia.
  • Revisa el calendario en la sede de la AEAT: los plazos se han movido dos veces y puede haber una tercera modificación pendiente de BOE.

Nota sobre confidencialidad

Cuando revisas el software de un cliente, accedes a datos de facturación que incluyen nombres de terceros, importes y referencias de operaciones. El secreto profesional y la LOPDGDD obligan a no volcar esos datos en herramientas de IA públicas, en foros ni en documentación que no sea la del propio expediente. Si necesitas usar un asistente de IA para resolver una duda técnica sobre VeriFactu, redacta la pregunta sin datos identificables del cliente: describe el escenario (“una SL que factura por SII y usa un software X”) sin nombrar al contribuyente ni a sus clientes.

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