Baja laboral (IT): quién paga cada día y cuánto se cobra
Contenido del artículo
- ¿Qué es la baja por IT y cuáles son sus plazos?
- Definición y tipos de incapacidad temporal
- Plazos clave: desde el parte inicial hasta el alta médica
- El dinero en juego: ¿Quién paga cada día de tu prestación?
- La responsabilidad del pago: Empresa vs. Mutua vs. INSS
- Cómo se calcula la cuantía y los porcentajes de cobro
- Guía práctica para el trabajador: Documentación y derechos
- Pasos a seguir al recibir el parte inicial (Checklist para el empleado)
- Qué hacer si hay retrasos o dudas con la prestación
- Para las empresas: Obligaciones de gestión en bajas laborales
- El proceso interno: desde la notificación hasta la nómina
- Impacto contable y fiscal de la baja laboral
- Conclusión
- Aviso de confidencialidad
Cuando un trabajador se encuentra con una incapacidad temporal (IT), el ritmo de los trámites y la distribución de los pagos pueden parecer un laberinto. Esta guía desglosa, paso a paso, los plazos que debes respetar y quién paga cada día de la prestación. Todo ello con ejemplos concretos y listas de verificación para que ni tú ni tu empresa os perdáis nada.
¿Qué es la baja por IT y cuáles son sus plazos?
Definición y tipos de incapacidad temporal
La incapacidad temporal es la situación en la que un trabajador no puede prestar su actividad laboral por enfermedad común, accidente no laboral o accidente de trabajo. La Seguridad Social (a través del INSS) y la mutua colaboradora son los órganos que gestionan la prestación.
Existen dos grandes bloques:
| Tipo de IT | ¿Quién gestiona la prestación? | Comentario práctico |
|---|---|---|
| Enfermedad común o accidente no laboral | INSS o mutua, según con quién tenga la empresa cubierta esta contingencia | El parte lo emite el médico del servicio público de salud. |
| Accidente de trabajo o enfermedad profesional | Mutua (o INSS, si la empresa tiene la cobertura con él) | Si la cubre una mutua, los partes los emiten sus servicios médicos. |
Plazos clave: desde el parte inicial hasta el alta médica
A continuación tienes la cronología típica que debes seguir. Cada punto indica el máximo que permite la normativa; en la práctica, cuanto antes se actúe, mejor.
| Momento | Qué pasa | Plazo |
|---|---|---|
| 1. Parte de baja | Lo emite el médico tras reconocer al trabajador. El trabajador ya no entrega copia a la empresa. | — |
| 2. Comunicación a la empresa | El INSS comunica a la empresa los datos administrativos del parte. | Como máximo, el primer día hábil siguiente a recibirlo. |
| 3. Datos de la empresa al INSS | La empresa transmite por el Sistema RED los datos que fija la orden ministerial. | Inmediato y, como máximo, 3 días hábiles desde que recibe la comunicación de la baja. |
| 4. Partes de confirmación | Se emiten según la duración estimada del proceso que haya fijado el médico. | Según el tipo de proceso. |
| 5. Alta médica | El INSS comunica el alta a la empresa. | El trabajador se reincorpora el día siguiente al alta. |
Tip práctico: con una automatización (por ejemplo, en Make) puedes crear un aviso en cuanto entra la comunicación de una baja, para no pasarte de los tres días hábiles de la transmisión por RED.
El dinero en juego: ¿Quién paga cada día de tu prestación?
La responsabilidad del pago: Empresa vs. Mutua vs. INSS
Esta es la escala de la enfermedad común o el accidente no laboral. La profesional va aparte y se explica justo debajo.
| Día de la baja | A cargo de quién | Cuantía |
|---|---|---|
| 1 a 3 | Sin prestación, salvo mejora por convenio | — |
| 4 a 15 | De la empresa, con cargo a su propio bolsillo | 60 % de la base reguladora |
| 16 a 20 | INSS o mutua | 60 % de la base reguladora |
| 21 a 365 | INSS o mutua | 75 % de la base reguladora |
| >365 (hasta 545) | INSS, tras la prórroga expresa | 75 % de la base reguladora |
Conviene no mezclar dos cosas que suenan parecido. Del día 4 al 15 el subsidio es a cargo de la empresa: lo paga y lo asume. A partir del 16 el subsidio corre a cargo del INSS o de la mutua, y lo que hace la empresa es abonarlo en nómina por pago delegado, para después descontárselo en la liquidación de cotizaciones. Llamar «pago delegado» al tramo del 4 al 15 es el error de concepto que más se repite, y cambia quién soporta el coste.
Y en contingencias profesionales cambia todo el cuadro: el día de la baja lo paga la empresa como salario íntegro, y desde el día siguiente el subsidio es del 75 % de la base reguladora, sin el tramo del 60 % ni los tres días sin prestación.
Nota: Los primeros tres días de baja por enfermedad común se consideran “periodo de carencia” y no se percibe prestación, salvo que el convenio colectivo establezca una mejora.
Cómo se calcula la cuantía y los porcentajes de cobro
La cuantía se basa en la base reguladora del trabajador. Para contingencias comunes, se calcula dividiendo la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja entre el número de días de dicho mes (28, 29, 30 o 31). Para contingencias profesionales, se considera la base de cotización por contingencias profesionales del mes anterior (sin horas extras) dividida por los días de cotización, más el prorrateo de horas extraordinarias del año anterior dividido entre 365 días. Sobre esa base se aplican los siguientes porcentajes:
| Tipo de IT | Porcentaje de la base reguladora |
|---|---|
| Enfermedad común | 60 % del día 4 al 20, 75 % a partir del día 21 |
| Accidente de trabajo | 75 % desde el día siguiente al accidente (el día del accidente lo paga la empresa al 100% del salario) |
| Enfermedad profesional | 75 % desde el día siguiente al inicio (el día del inicio lo paga la empresa al 100% del salario) |
Ejemplo concreto: Un operario con base reguladora de 1 200 € al mes (lo que equivale a una base reguladora diaria de 40 €). En una baja por enfermedad común:
- Del día 4 al 15, la empresa pagará 24 € diarios (60 % de 40 €).
- Del día 16 al 20, la mutua o el INSS pagarán 24 € diarios (60 % de 40 €).
- A partir del día 21, la mutua o el INSS pagarán 30 € diarios (75 % de 40 €).
Guía práctica para el trabajador: Documentación y derechos
Pasos a seguir al recibir el parte inicial (Checklist para el empleado)
- Revisa el parte de baja: verifica que tus datos y la fecha de inicio sean correctos.
- Informa a tu empresa: comunica tu situación de baja lo antes posible, aunque ya no es necesario entregar el parte médico.
- Guarda copia de todos los documentos (parte, justificantes médicos, comunicaciones).
- Controla los pagos: revisa que los abonos se realicen según los plazos establecidos.
- Asiste a la revisión médica: lleva la historia clínica y cualquier informe adicional.
- Comunica cualquier cambio (rehospitalización, empeoramiento) inmediatamente.
Qué hacer si hay retrasos o dudas con la prestación
- Contacta a la mutua: pregunta por el estado del trámite y solicita un número de referencia.
- Reclama por escrito: envía un burofax o correo certificado a la mutua y guarda el acuse.
- Acude a la Seguridad Social: si la mutua no responde, el INSS puede intervenir.
- Revisa el convenio colectivo: algunos convenios establecen plazos más cortos o complementos salariales.
- Solicita asesoría: si la situación se complica, un técnico de gestoría puede ayudar a presentar recursos.
Para las empresas: Obligaciones de gestión en bajas laborales
El proceso interno: desde la notificación hasta la nómina
- Recepción del parte: registra la fecha y el motivo en el expediente del trabajador.
- Transmisión por RED: envía al INSS los datos que pide la orden ministerial en un máximo de 3 días hábiles desde que recibes la comunicación de la baja.
- Actualización de la nómina: en la nómina del mes en curso, incorpora:
- Sin prestación para los días 1‑3 de enfermedad común (salvo mejora por convenio).
- Días 4 a 15: el subsidio a cargo de la empresa (60 % de la base reguladora).
- Desde el día 16: el subsidio en pago delegado, que luego se deduce en la liquidación.
- Cotización: durante la IT se sigue cotizando, sobre la base de cotización del mes anterior a la baja.
- Gestión de la documentación: archiva electrónicamente el parte, la comunicación a la mutua y los justificantes de pago. Tu programa de nóminas y un programa contable como Holded te permiten cuadrar lo pagado en pago delegado con lo deducido en la liquidación.
- Seguimiento de revisiones médicas: programa recordatorios (p.ej., con Make) para no perder la fecha de control.
- Alta médica: una vez recibida la comunicación de alta del INSS, actualiza la nómina.
Impacto contable y fiscal de la baja laboral
| Tarea administrativa | Frecuencia | Comentario |
|---|---|---|
| Registro de la baja | Inmediato | Obligatorio para el control interno y para la auditoría. |
| Cálculo de la base reguladora | Cada baja | Necesario para calcular el subsidio. |
| Subsidio a cargo de la empresa (días 4 a 15) | En la nómina | Coste de la empresa; los días 1 a 3 solo se pagan si el convenio lo mejora. |
| Liquidación de cotizaciones | Mensual | Se cotiza durante la IT y se deduce lo abonado en pago delegado. |
| Comunicación de alta | Inmediata | Evita retrasos en la reincorporación y en la facturación de la nómina. |
| Archivo de documentos | Al menos 4 años | Es el plazo de prescripción de las deudas con la Seguridad Social. |
Consejo de gestión: Centraliza toda la información de bajas en un único repositorio digital (por ejemplo, una carpeta compartida en la nube con control de versiones). Así, cuando llegue la inspección de trabajo, tendrás todo a mano y evitarás sanciones por falta de documentación.
La baja se comunica por el Sistema RED y se refleja en la nómina del mes.
Conclusión
Gestionar una baja por incapacidad temporal implica respetar una serie de plazos estrictos y entender claramente quién paga cada día. Tanto el trabajador como la empresa deben actuar con rapidez y mantener una documentación impecable. Con las herramientas adecuadas (por ejemplo, Holded o Quipu) y una agenda automatizada, los procesos se simplifican y se reducen los errores que suelen generar reclamaciones y retrasos.
Recuerda revisar siempre los convenios colectivos aplicables y, en caso de duda, consultar con un técnico especializado. Un buen control de los plazos y de la información no solo protege los derechos de los empleados, sino que también evita sorpresas en la nómina y en la contabilidad de la empresa.
Aviso de confidencialidad
Este artículo trata información sensible relacionada con datos de salud y nóminas. De acuerdo con el RGPD y la LOPDGDD, cualquier dato personal debe ser tratado de forma confidencial, almacenado de manera segura y solo utilizado para los fines legítimos del proceso de gestión de la baja. Los datos de salud son una categoría especial: trata solo los que exige la gestión de la baja (la empresa no recibe el diagnóstico) y aplica las medidas de seguridad apropiadas.