Partes de baja digitales: qué automatizar en la gestoría
Contenido del artículo
- Qué cambió en 2023: el parte ya no pasa por la empresa
- Qué sí conviene automatizar
- 1. El aviso de cada baja y el plazo de tres días
- 2. El cruce con la nómina
- 3. Las altas y la reincorporación
- 4. No confundir la baja médica con la baja en afiliación
- ¿Y el OCR?
- Confidencialidad
- Antes de montar el flujo
Durante años, la gestión de una baja empezaba con un papel: el trabajador llevaba a la empresa su copia del parte, alguien la tecleaba en el programa de nóminas y otra persona comunicaba los datos a la Seguridad Social. Si en tu despacho todavía se piensa en «digitalizar partes de baja» escaneándolos, el primer dato es que ese papel ya no existe para la empresa.
Qué cambió en 2023: el parte ya no pasa por la empresa
Desde el 1 de abril de 2023 (Real Decreto 1060/2022, que modificó el Real Decreto 625/2014), el circuito es completamente telemático:
- El médico que expide el parte de baja, confirmación o alta entrega la copia al trabajador. El trabajador ya no tiene que llevársela a la empresa.
- El servicio público de salud (o la mutua, en las contingencias profesionales que gestiona) envía los datos del parte al INSS de inmediato y, como máximo, el primer día hábil siguiente.
- El INSS comunica a la empresa los datos del parte, pero solo los de carácter meramente administrativo. La empresa no recibe el diagnóstico.
- La empresa transmite al INSS por el Sistema RED, de inmediato y como máximo en tres días hábiles desde que recibe la comunicación de la baja, los datos que fija la orden ministerial (los necesarios para calcular el subsidio).
- Con el alta, el trabajador tiene que reincorporarse el día siguiente.
La consecuencia práctica es doble. Primero, no hay nada que escanear: el dato llega ya en digital al autorizado RED. Y segundo, si un despacho está extrayendo con OCR códigos de diagnóstico de copias en papel, está tratando un dato de salud que la empresa no necesita para gestionar la baja.
Qué sí conviene automatizar
La tecla que sobra ya no es la del parte, sino todo lo que va detrás.
1. El aviso de cada baja y el plazo de tres días
El riesgo real hoy es que la comunicación del INSS llegue y nadie la vea a tiempo. Un flujo sencillo:
- Cada día, el técnico (o un proceso) revisa las comunicaciones de IT recibidas en el Sistema RED.
- Por cada baja nueva se crea una tarea con la fecha límite de transmisión (tres días hábiles desde la recepción).
- Si a falta de un día no está marcada como enviada, salta un aviso.
Con una herramienta como Make se puede montar la parte de avisos a partir de una hoja de control o de la agenda del despacho. La consulta en RED y el envío de los datos los sigue haciendo el autorizado RED.
2. El cruce con la nómina
La baja cambia la nómina del mes, y ahí es donde más errores se ven:
| Tramo (enfermedad común o accidente no laboral) | Qué va en la nómina |
|---|---|
| Días 1 a 3 | Sin subsidio, salvo mejora del convenio. |
| Días 4 a 15 | Subsidio a cargo de la empresa: 60 % de la base reguladora. |
| Días 16 a 20 | Pago delegado del subsidio: 60 %. |
| Desde el día 21 | Pago delegado: 75 %. |
En contingencias profesionales, el día de la baja se paga como salario y desde el siguiente el subsidio es del 75 %. Durante toda la IT se sigue cotizando. Un control automático útil es comparar, al cerrar el mes, los días de IT de cada trabajador según las comunicaciones recibidas con los días que ha aplicado el programa de nóminas: cualquier diferencia es un error de pago delegado o de cotización.
3. Las altas y la reincorporación
El alta también llega por comunicación del INSS. Automatizar el aviso evita el error contrario: seguir pagando subsidio en nómina a alguien que ya tenía que haberse reincorporado.
4. No confundir la baja médica con la baja en afiliación
Son dos «bajas» distintas. La incapacidad temporal no supone dar de baja al trabajador en la Seguridad Social: sigue de alta y cotizando. La baja en afiliación es la que se comunica cuando termina el contrato, y desde el 1 de agosto de 2026 tiene un plazo de seis días naturales (Real Decreto 643/2026). Tienes el detalle en lo que cambió el RD 643/2026.
¿Y el OCR?
Queda para lo que todavía llega en papel o en PDF: justificantes de asistencia a consulta, informes que el trabajador decide aportar, documentación de procesos antiguos. La comparativa de tecnologías está en OCR frente a LLM para extraer datos con IA. Dos reglas si lo usas con documentación médica:
- Extrae solo lo necesario (nombre, fechas, tipo de documento). Si el documento trae diagnóstico, no lo pases a ningún campo.
- No lo envíes a un servicio externo sin contrato de encargo del tratamiento: son datos de salud, una categoría especial del RGPD.
Confidencialidad
Los datos de una baja siguen siendo datos personales sensibles aunque la empresa no reciba el diagnóstico: fechas de ausencia, contingencia, duración prevista. Trátalos con acceso restringido, sin hojas compartidas abiertas a todo el despacho y con el tiempo de conservación ligado a la gestión (las nóminas y cotizaciones, al menos los cuatro años de prescripción de las deudas con la Seguridad Social).
La gestión completa de la baja, con quién paga cada día, está en la guía de plazos y pagos de la baja laboral. El alta y la baja del trabajador van por el Sistema RED, y las bases de cotización, en esta guía.
Antes de montar el flujo
- ¿Quién revisa cada día las comunicaciones de IT en el Sistema RED?
- ¿Cada baja tiene una fecha límite de transmisión de tres días hábiles?
- ¿Se cruzan al cierre de mes los días de IT con los aplicados en nómina?
- ¿Se avisa del alta para que el pago delegado termine a tiempo?
- ¿Algún proceso del despacho sigue guardando diagnósticos que no necesita? Si es así, elimínalo.