Alta en el ROI y VIES: guía para facturar sin IVA a la UE
Contenido del artículo
- ¿Qué es el ROI y para qué sirve?
- Diferencia entre el censo y el ROI
- El VIES: comprobar el NIF-IVA del cliente
- Cómo comprobar a un cliente en el VIES
- Cómo se pide el alta en el ROI
- La factura intracomunitaria
- El modelo 349 y el Intrastat, en corto
- Lista antes de la primera factura sin IVA a la UE
- Cuando dejas de operar con la UE
- Confidencialidad y datos de clientes
La primera vez que un cliente te pide una factura sin IVA para Alemania, Francia o Países Bajos, lo natural es pensar que basta con poner su NIF-IVA y quitar el IVA. No basta. Para que esa venta vaya exenta hacen falta tres piezas que encajan: tu alta en el ROI (que te da un NIF-IVA español con prefijo ES), la comprobación del NIF-IVA del cliente en el VIES y la declaración de la operación en el modelo 349. Si falla alguna, la exención se cae y la venta tributa con IVA español.
¿Qué es el ROI y para qué sirve?
El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es el registro de la AEAT en el que tienes que estar para operar con empresas de otros Estados miembros (art. 3.3 del Reglamento de gestión e inspección, RGAT). Obliga a darse de alta a quien vaya a hacer:
- entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes, es decir, vender mercancía que sale de España hacia otro país de la UE o comprarla a un proveedor de otro país de la UE;
- prestaciones de servicios a empresas de otros Estados miembros cuando el servicio tributa en el país del cliente, o adquisiciones de servicios a empresas de la UE en las que tú autoliquidas el IVA.
Al incluirte en el ROI, la AEAT te asigna el NIF-IVA: tu NIF con el prefijo ES delante (por ejemplo, ESB12345678). Es el número que va en las facturas intracomunitarias y el que tus clientes de la UE comprobarán en el VIES.
Diferencia entre el censo y el ROI
El censo de empresarios de la AEAT te identifica como contribuyente en España. El ROI es una capa adicional para quien opera con otros Estados miembros. Puedes estar en el censo sin estar en el ROI si no trabajas con la UE; al revés no, porque el ROI se pide sobre tu situación censal.
El VIES: comprobar el NIF-IVA del cliente
El VIES (VAT Information Exchange System) es el sistema europeo en el que se comprueba si un NIF-IVA está dado de alta para operaciones intracomunitarias. Estar en el ROI es lo que te hace aparecer en él.
La exención de una entrega intracomunitaria de bienes exige, desde marzo de 2020 (art. 25.Uno de la Ley del IVA):
- Que el cliente tenga un NIF-IVA de otro Estado miembro y te lo haya comunicado. Lo compruebas en el VIES antes de facturar.
- Que incluyas la operación en tu modelo 349.
Si falla cualquiera de las dos, la exención no se sostiene y la venta lleva IVA español.
Cómo comprobar a un cliente en el VIES
Se consulta desde la web de la AEAT o desde la de la Comisión Europea: eliges el país, introduces el NIF-IVA y el sistema te dice si es válido para operaciones intracomunitarias. Guarda el resultado de la consulta con la fecha: es tu prueba de que lo comprobaste.
Si el NIF-IVA no aparece como válido, no factures sin IVA. Pide al cliente que confirme su alta a efectos intracomunitarios en su país y vuelve a comprobarlo antes de emitir la factura.
Si gestionas muchos clientes de la UE, puedes automatizar esa comprobación con una herramienta como Make, de forma que cada cliente nuevo se consulte en el VIES al darlo de alta. No sustituye tu responsabilidad de verificar, pero evita olvidarte de uno.
Cómo se pide el alta en el ROI
El alta se solicita en el modelo 036 (declaración censal), al darte de alta en la actividad o, si ya estás dado de alta, con una declaración de modificación. No es un formulario aparte: se marca en el propio 036.
No es un trámite automático. La AEAT puede denegar la inclusión en el ROI, y si no resuelve en tres meses, la solicitud se entiende denegada (silencio negativo, art. 25.1 del RGAT). Por eso conviene pedir el alta con antelación a la primera operación, no el día antes de facturar.
La factura intracomunitaria
Con tu NIF-IVA asignado y el del cliente comprobado en el VIES, la factura de una entrega intracomunitaria exenta lleva:
- Tu NIF-IVA español con prefijo ES.
- El NIF-IVA del cliente con el prefijo de su país.
- La operación sin cuota de IVA y la referencia a la exención (por ejemplo, «Entrega intracomunitaria exenta, art. 25 de la Ley del IVA»).
Lo que sostiene la exención no es un código especial en la factura, sino que los dos NIF-IVA sean válidos y que la operación aparezca en tu 349.
El modelo 349 y el Intrastat, en corto
Las dos obligaciones que vienen después del alta en el ROI tienen sus propias guías; aquí va lo imprescindible:
- Modelo 349. Declaración informativa de tus operaciones intracomunitarias. Es mensual por regla general y trimestral si ni el trimestre ni los cuatro anteriores superan 50.000 € de entregas y servicios intracomunitarios. No existe el 349 anual. Plazos, claves y errores típicos, en Modelo 349: mensual o trimestral, plazos y cómo rellenarlo.
- Intrastat. No es una declaración fiscal, sino una estadística de mercancías: no existe Intrastat de servicios. Obliga por cada flujo (entradas o salidas) que supere 400.000 € el año anterior o en el año en curso, y se presenta cada mes, hasta el día 12 del mes siguiente, un plazo distinto del del 349. Lo tienes en Intrastat: cuándo estás obligado y en qué se diferencia del 349.
Si solo prestas servicios a la UE (consultoría, desarrollo, diseño), tienes 349 pero nunca Intrastat.
Para llevar el control de las facturas intracomunitarias que tienen que ir al 349, un programa de facturación como Quipu te permite identificarlas y sacar el listado del periodo.
Lista antes de la primera factura sin IVA a la UE
- Alta en el ROI pedida en el 036 con antelación y NIF-IVA con prefijo ES asignado.
- NIF-IVA del cliente comprobado en el VIES y resultado guardado.
- Factura con los dos NIF-IVA, sin cuota de IVA y con la referencia a la exención.
- Operación incluida en el 349 del periodo.
- Si vendes mercancías por encima de 400.000 € en un flujo, Intrastat mensual hasta el día 12.
Cuando dejas de operar con la UE
Si pasas 12 meses sin operaciones intracomunitarias, tienes que presentar una declaración censal de modificación pidiendo la baja en el ROI (art. 10 del RGAT). Si más adelante vuelves a operar con la UE, tendrás que solicitar el alta de nuevo.
Confidencialidad y datos de clientes
El NIF-IVA de un cliente que es empresario individual identifica a una persona física, así que es un dato personal protegido por el RGPD y la LOPDGDD; si lo vinculas además a nombres, correos o teléfonos de contacto, también. La regla práctica: no pases NIF-IVA de clientes a una IA pública ni a una herramienta de automatización sin acuerdo de tratamiento de datos, y si automatizas las consultas al VIES, comprueba dónde se almacenan esos datos.