Solución pública de facturación electrónica: cómo funciona
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El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE-A-2026-20587, «BOE» núm. 247), que regula la solución pública de facturación electrónica. Entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y la Agencia Tributaria la recogió en su sede el 7 de octubre. Hasta ahora, el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales era un reglamento sin instrucciones de uso. La orden pone las instrucciones: cómo se emite, qué hay que mandar a la AEAT, quién puede entrar a hacerlo y qué pasa cuando el sistema falla.
El calendario y su relación con VeriFactu están en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028. Lo que sigue es el articulado, que es donde está el trabajo.
La orden no pone fechas: arranca el reloj
Conviene decirlo con precisión. La disposición final única no fija ninguna fecha de obligación: establece que la orden entra en vigor al día siguiente de su publicación, «dándose inicio al cómputo de los plazos previstos en la disposición final octava de la Ley 18/2022» y en las disposiciones transitorias primera a tercera y la disposición final cuarta del Real Decreto 238/2026.
Las fechas salen de contar desde el 6 de octubre de 2026, y así las publica la AEAT: a los 12 meses (6 de octubre de 2027), los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros quedan obligados a expedir, remitir y recibir factura electrónica y a informar de los estados de la factura y los pagos; a los 24 meses (6 de octubre de 2028), el resto de empresarios y profesionales, más la obligación de informar de estados para las personas jurídicas de 8 millones o menos; a los 36 meses (6 de octubre de 2029), la obligación de informar de estados para personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas.
Una fecha más marca cuándo estará disponible: la disposición adicional segunda obliga a que la solución pública esté disponible para los obligados al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva. Con el primer grupo obligado el 6 de octubre de 2027, eso es, a más tardar, el 6 de agosto de 2027.
Qué envías a la AEAT, según por dónde factures
La duda que más se repite es si la factura hay que mandarla dos veces. Depende de la vía:
| Cómo factura el cliente | Qué va a la solución pública | Artículos |
|---|---|---|
| Emite con el formulario de la solución pública | La propia factura; no se remite copia fiel | 3.4 y 5.1 |
| Usa la solución pública como medio de interconexión (servicio web) | La propia factura; tampoco hay copia fiel | 3.4 y 5.2 |
| Usa una plataforma privada | Una copia electrónica fiel en UBL, simultánea a la emisión y marcada en el campo «indicador de copia» | 4.1 a 4.3 |
Todo lo que pasa por la solución pública se ajusta al modelo semántico EN 16931 en sintaxis UBL (art. 3.1). Ni las facturas ni las copias fieles pueden llevar ficheros integrados o embebidos (arts. 3.6 y 4.4): si la costumbre del cliente es adjuntar el albarán o el parte de horas, ese anexo no viaja por aquí. Cada factura se identifica con un código único formado por la concatenación del NIF del emisor, la serie y número, y la fecha de expedición (art. 6). Ese código es el que se usa luego para comunicar pagos y para detectar duplicados: se rechazan los envíos de copia fiel de una factura que ya tiene copia o original en el sistema (art. 5.5).
Un dato tranquilizador: si la copia fiel se rechaza por no superar las validaciones, la factura original sigue siendo válida cuando se emitió y se puso a disposición del destinatario por una plataforma privada (art. 5.6). Lo que toca es subsanar la causa del rechazo y volver a remitir la copia.
El apoderamiento: lo que cambia para una gestoría
Este es el punto operativo que conviene mirar ya, porque no depende de 2027 ni de 2028. El artículo 11.2 admite que un tercero use la solución pública en nombre del obligado por la vía ordinaria de representación y de colaboración social (artículos 79 a 81 del Real Decreto 1065/2007 y Orden HAC/1398/2003). Pero añade una condición: si ese tercero usa el formulario de generación de facturas o el de comunicación de estados y pagos, deberá ser un apoderado inscrito en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Y el mismo apoderamiento se exige para el servicio de recuperación de facturas recibidas del artículo 9 y para los servicios de consulta del artículo 10, tanto por servicio web como por formulario.
Traducido al día a día del despacho: el poder inscrito no hace falta para todo. La interconexión por servicio web (art. 5.2) y la remisión de copias fieles (art. 5.3) siguen el régimen general de representación. El apoderamiento inscrito se exige en los dos formularios —el de generación de facturas, que es la única vía para emitir con la solución pública (art. 5.1), y el de estados y pagos— y en la recuperación y la consulta de los artículos 9 y 10, también cuando se hacen por servicio web. Repasar los poderes de la cartera se puede hacer ya.
El acceso exige, en todo caso, certificado electrónico válido en la Sede de la AEAT. En los formularios —generación de facturas, comunicación de estados y pagos y consulta— también sirve Cl@ve (art. 11.1).
Estados de la factura: el silencio es aceptación
El destinatario debe informar del rechazo de la factura, de la fecha del pago efectivo completo y de la fecha de vencimiento del plazo de pago (art. 7.1). Y la regla que hay que subrayar en cualquier circular a clientes: en ausencia de rechazo o de una factura rectificativa posterior, las facturas se presumen aceptadas. Callarse no es neutral.
Hay un atajo, y conviene leer con cuidado a quién exonera: la obligación del destinatario de informar sobre el estado de pago se entiende cumplida cuando la propia factura, o su copia fiel, ya incluye una fecha de pago anterior o coincidente con su fecha de expedición y coincidente con la fecha de la operación o del devengo (art. 7.4). Quien se ahorra la comunicación es, por tanto, el cliente que paga, no el que cobra: para el emisor esa comunicación nunca fue obligatoria, porque el artículo 7.2 la configura como voluntaria para informar del cobro o del impago. Y el atajo decae si el destinatario comunica expresamente el estado de pago (art. 7.4, último inciso). Las comunicaciones erróneas se pueden anular dejando traza (art. 8.5).
Si la solución pública se cae
Los artículos 5.7 y 8.4 aplican el mismo criterio a las facturas y a los estados: cuando por razones técnicas imputables a la solución pública no sea posible usarla más de veinticuatro horas, el envío puede hacerse en los cuatro días hábiles siguientes a la subsanación. Es un margen estrecho y cubre el fallo de la AEAT, no el de la plataforma del cliente.
Las plataformas privadas tampoco quedan al margen: el artículo 9.2 las obliga a automatizar el acceso a la solución pública para recuperar las facturas recibidas por sus clientes y ponérselas a disposición de forma inmediata. Es la pregunta concreta que hacer al proveedor —B2Brouter entre ellos— antes de dar por cubierto el requisito.
El marco general de la obligación —a quién alcanza, qué operaciones y qué formatos— está en la guía de la factura electrónica B2B para gestorías, escrita cuando la orden todavía estaba pendiente. Y para la parte técnica del fichero, cómo validar la factura electrónica XML ahorra parte de los rechazos.
Confidencialidad
Actuar como apoderado de un cliente en la solución pública da acceso a todas sus facturas emitidas y recibidas, con los datos de sus clientes y proveedores. Limita los poderes a lo que de verdad gestiona el despacho, revísalos cuando un cliente se va y no saques esa información a herramientas que no tengan un contrato de encargado del tratamiento (RGPD y LOPDGDD).
Antes de archivar el tema
- Sabes, por cada cliente, si emitirá por la solución pública (sin copia fiel) o por plataforma privada (con copia fiel en UBL simultánea a la emisión).
- Sabes qué clientes necesitan apoderamiento inscrito —los que vayas a gestionar por formulario, consulta o recuperación de facturas— y cuáles ya lo tienen.
- En la circular consta que no rechazar una factura equivale a aceptarla.
- Has preguntado al proveedor de software si automatizará la recuperación de facturas recibidas desde la solución pública.
- En la circular, la exoneración del artículo 7.4 figura completa: el destinatario no tiene que comunicar el estado de pago cuando la factura lleva una fecha de pago anterior o igual a la de expedición y coincidente con la de la operación o el devengo, salvo que él mismo comunique expresamente ese estado.