Laboral y Seguridad Social Por Redacción de crux · 8 min de lectura
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Carta de despido improcedente: modelo y guía práctica

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Redactar una carta de despido no es solo cuestión de formalidad; es la pieza clave que determina si la extinción del contrato será considerada procedente o improcedente. Un error en la redacción o la omisión de un dato esencial puede convertir un despido defendible en uno improcedente, con su indemnización. En este artículo encontrarás, paso a paso, los requisitos legales que debe cumplir la carta, cómo estructurarla para que sea sólida y qué herramientas pueden facilitar el proceso.

1. ¿Qué es una carta de despido y por qué su redacción es crítica?

La carta de despido es el documento oficial que comunica al trabajador la decisión de la empresa de extinguir la relación laboral. Además de cumplir una función informativa, fija los hechos o la causa que la empresa podrá defender después en el juzgado: lo que no esté en la carta, difícilmente se podrá alegar. Si la carta no cumple los requisitos, el despido puede ser declarado improcedente, y la empresa tendrá que elegir entre readmitir o indemnizar.

Despido objetivo, disciplinario y cómo se califican

Tipo de despidoCausa típicaRequisitos de la cartaIndemnización si es procedente
Objetivo (art. 52 ET)Causas económicas, técnicas, organizativas o de producción; ineptitud sobrevenida; falta de adaptaciónCausa por escrito, indemnización a disposición al entregarla y 15 días de preaviso (art. 53)20 días de salario por año, máximo 12 mensualidades
Disciplinario (art. 54 ET)Incumplimiento grave y culpable del trabajadorHechos que lo motivan y fecha de efectos (art. 55.1)Ninguna

«Improcedente» no es un tipo de despido, sino la calificación que hace el juez cuando la causa no se acredita o no se cumplen los requisitos formales. También puede declararse nulo, por ejemplo si es discriminatorio, vulnera derechos fundamentales o afecta a una trabajadora embarazada sin causa acreditada.

Conocer estas diferencias ayuda a decidir qué información debe aparecer en la carta y cómo argumentar la causa.

2. Requisitos formales: Lo que debe contener el modelo de carta de despido

Elementos obligatorios: Identificación y fechas clave

  • Datos del empleador: nombre o razón social, CIF y domicilio social.
  • Datos del trabajador: nombre completo, DNI/NIE, puesto de trabajo y fecha de inicio del contrato.
  • Fecha de la notificación: día en que se entrega la carta al trabajador.
  • Fecha de efectividad del despido: día a partir del cual se considera extinguido el contrato (normalmente coincide con la fecha de notificación o, en caso de preaviso, con el último día trabajado).

Ejemplo de lista

  • Empresa: XYZ Servicios, S.L., CIF B‑12345678.
  • Trabajador: María López García, DNI 12345678Z.
  • Puesto: Administrativa.
  • Contrato firmado: 15/03/2019.
  • Notificación: 10/09/2026.
  • Extinción: 25/09/2026 (preaviso de 15 días).

La necesidad del preaviso laboral en la comunicación de despido

El preaviso es obligatorio en los despidos objetivos y, en algunos casos, en los despidos colectivos. La carta debe indicar claramente:

  1. Si se concede el preaviso (es decir, el trabajador seguirá trabajando durante el período) o
  2. Si se opta por el pago del preaviso (el empleador abona al trabajador la remuneración correspondiente al tiempo de preaviso).

En ambos supuestos, la fecha de extinción y la forma de cálculo del preaviso deben quedar expresas.

Los tipos de causas de despido válidas

  • Causas objetivas: económicas (pérdida de ingresos), técnicas (obsolescencia de maquinaria), organizativas (reestructuración) o de producción (cambio de método).
  • Causas disciplinarias: faltas muy graves, reiteradas o desobediencia.
  • Fuerza mayor: no se tramita con una carta de despido ordinaria. La extinción por fuerza mayor que impida definitivamente el trabajo exige que la autoridad laboral constate esa fuerza mayor.

En la carta, la causa elegida debe estar detallada y justificada, indicando los hechos concretos y, cuando sea posible, la normativa o criterios internos que la respaldan.

3. Estructura detallada para evitar el despido improcedente

  1. Referencia normativa: menciona la normativa laboral que respalda la causa (por ejemplo, el artículo del Estatuto de los Trabajadores que regula los despidos objetivos).
  2. Hechos concretos: describe los eventos que motivan la decisión, evitando vaguedades.
  3. Cálculo de la indemnización o del preaviso: indica el importe que se abonará, con base en la antigüedad y el salario correspondiente.

Ejemplo: “De acuerdo con el artículo 52 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa procede a la extinción del contrato por causas objetivas derivadas de una disminución persistente del nivel de ingresos ordinarios o ventas, entendiendo que esta es persistente si durante tres trimestres consecutivos el nivel de ingresos ordinarios o ventas de cada trimestre es inferior al registrado en el mismo trimestre del año anterior.”

Detalle de los hechos y la cronología: Documentación irrefutable

  • Lista de hechos (puedes usar viñetas):
    • Reducción de la facturación del 15 % en los últimos 24 meses.
    • Cierre del centro de producción de Zaragoza el 01/04/2024.
    • Reorganización interna que elimina el puesto de “Administrativa de Facturación”.
  • Documentación adjunta (no es necesario incluirla en la carta, pero sí tenerla a mano):
    • Estados financieros de los últimos dos ejercicios.
    • Documentación que acredite la reorganización y, si hay representación legal de los trabajadores, la copia del preaviso que se le entregó.
    • Comunicaciones internas que evidencian la necesidad de la medida.

Plazos de entrega y notificaciones: Cuándo y cómo debe llegar el documento

  1. Entrega personal: preferible entregar la carta en mano y solicitar la firma de acuse de recibo.
  2. Plazo de notificación: en los despidos objetivos, la carta se entrega con al menos 15 días de antelación al día de extinción (o se pagan esos días). En el disciplinario no hay preaviso, pero la carta debe indicar la fecha en que tiene efectos, y el convenio puede añadir exigencias formales.
  3. Método alternativo: si la entrega personal no es posible, se puede enviar por burofax o correo certificado con acuse de recibo, garantizando la prueba fehaciente de la fecha de recepción.

4. Consecuencias de un despido improcedente para la empresa

¿Qué significa que sea declarado improcedente?

Cuando un tribunal declara que el despido es improcedente, la empresa tiene dos opciones:

  • Readmitir al trabajador y abonar los salarios de tramitación (desde el despido hasta la notificación de la sentencia, o hasta que encontrase otro empleo).
  • Indemnizar con 33 días de salario por año de servicio, prorrateando por meses, con un máximo de 24 mensualidades (art. 56.1 ET). Optar por la indemnización extingue el contrato y no genera salarios de tramitación.

La empresa tiene cinco días desde la notificación de la sentencia para elegir; si no elige, se entiende que readmite. (En contratos anteriores al 12 de febrero de 2012 hay un régimen transitorio para el tiempo trabajado antes de esa fecha.)

El impacto económico y reputacional en la gestoría o despacho

  • Coste económico: la indemnización de improcedente (33 días por año) es claramente mayor que la del despido objetivo procedente (20 días por año), y si se readmite, los salarios de tramitación se acumulan durante todo el pleito.
  • Coste de gestión: conciliación, juicio y, en su caso, recursos consumen tiempo de la empresa y del despacho.

Alternativas a considerar antes de proceder al despido

  • Reasignación de puesto: ofrecer al trabajador otro puesto con condiciones similares.
  • Acuerdo de extinción: negociar una salida con una indemnización pactada. Ojo: el mutuo acuerdo no da derecho a desempleo al trabajador.
  • ERTE (art. 47 ET): suspensión o reducción de jornada temporal por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, con periodo de consultas.

Revisión documental previa: ¿Qué archivos necesito?

  • Contrato de trabajo y sus adendas.
  • Convenio colectivo aplicable.
  • Historial de nóminas y cotizaciones.
  • Informes financieros o de producción que justifiquen la causa.
  • Documentación interna que explique por qué se amortiza ese puesto concreto.
  • Comunicaciones previas al trabajador (advertencias, amonestaciones, etc.) en caso de despido disciplinario.

Asesoramiento experto vs. Plantillas genéricas: El valor añadido del despacho

  • Plantillas genéricas pueden servir como punto de partida, pero carecen de la adaptación a la realidad concreta de la empresa y a la normativa específica.
  • Asesoramiento especializado permite:
    • Verificar que la causa está plenamente justificada.
    • Ajustar la redacción a los requisitos del convenio colectivo.
    • Evitar errores comunes (omisión de la fecha de efectividad, falta de referencia al preaviso, etc.).

6. Confidencialidad y protección de datos

Al tratar datos personales (nombre, DNI, datos salariales) es obligatorio cumplir con el RGPD y la LOPDGDD. Asegúrate de:

  • Limitar el acceso a la información a los profesionales que necesiten conocerla.
  • Conservar la documentación en un entorno seguro y con copia de respaldo.
  • Eliminar los datos una vez que hayan cumplido su finalidad, salvo que la normativa exija su conservación (por ejemplo, para posibles reclamaciones).

La carta es el último paso: antes conviene tener claro el tipo de contrato y cómo se calcula el finiquito, que se entrega junto con ella.

Conclusión

Una carta de despido bien redactada es la mejor defensa contra la improcedencia. Recuerda los tres pilares esenciales:

  1. Identificación completa y fechas claras.
  2. Fundamentación jurídica y factual de la causa.
  3. Cumplimiento del preaviso o su abono.

Revisa siempre la documentación de soporte antes de enviar la carta y, cuando sea posible, consulta con un asesor laboral para validar que todos los requisitos están cubiertos. Así evitarás sorpresas desagradables y protegerás tanto a la empresa como al trabajador.

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