Presupuesto de tesorería: Guía y plantilla para autónomos
Contenido del artículo
- Qué es el presupuesto de tesorería y para qué te sirve
- Diferencia entre presupuesto de ventas y flujo de caja
- Qué necesitas para montar un presupuesto de tesorería que funcione
- Registro de ingresos (ventas, cobros de facturas, financiación)
- Registro de egresos (gastos fijos, variables, impuestos y Seguridad Social)
- Cómo crear un presupuesto de tesorería paso a paso
- Paso 1: Recopilación de datos históricos y previsión de ventas
- Paso 2: Cronograma de pagos y fechas de cobro reales
- Paso 3: Cálculo del saldo proyectado y detección de huecos de liquidez
- Estructura de la plantilla: qué columnas lleva la hoja de cálculo
- Fechas, conceptos, importes y saldos
- Lo que no puede faltar en cada fila
- Consejos para autónomos y pymes: gestión práctica de la liquidez
- Anticipar pagos a proveedores
- Seguimiento semanal frente a revisión mensual
- Confidencialidad: un apunte sobre tus datos
- Antes de dar por buena la plantilla
Cierras el trimestre y la cuenta de resultados dice que has ingresado 4.200 €. Abres la app del banco y ves 800 €. No hay error contable: el cliente pagó en mayo, el 303 se fue en abril y la cuota de la Seguridad Social se cargó el último día del mes. El problema no es cuánto has ganado, sino cuándo entra y sale el dinero. El presupuesto de tesorería es la herramienta que te dice, con semanas de antelación, en qué día exacto la cuenta se queda en números rojos si no actúas.
Qué es el presupuesto de tesorería y para qué te sirve
Un presupuesto de tesorería es la previsión de cobros y pagos de tu negocio, organizada por fechas (semana a semana o mes a mes), que te permite ver el saldo proyectado de la cuenta antes de que el dinero se mueva. No es una declaración, no es un modelo de la AEAT: es una hoja de cálculo —o una pestaña dentro de tu software— que responde a una pregunta concreta: ¿tengo caja para pagar lo que toca esta semana?
Para un autónomo con tres o cuatro clientes recurrentes, basta con una vista mensual. Para una pyme con quince proveedores, nóminas de cinco trabajadores y un 303 que puede salir a ingresar o a compensar, la vista semanal deja de ser opcional.
Diferencia entre presupuesto de ventas y flujo de caja
El presupuesto de ventas te dice cuánto vas a facturar. El flujo de caja te dice cuándo lo cobras. Son dos cosas distintas, y confundirlas es lo que abre los “huecos” de liquidez.
Un ejemplo: un autónomo de diseño gráfico factura 3.000 € en marzo con vencimiento a 60 días. En el presupuesto de ventas, marzo luce 3.000 €. En la tesorería, esos 3.000 € no tocan la cuenta hasta mayo. Si en abril toca pagar el Modelo 303 del primer trimestre (1-20 de abril) más la cuota de autónomos, el saldo puede quedar en negativo aunque el “ingreso” ya estuviera presupuestado.
Qué necesitas para montar un presupuesto de tesorería que funcione
Antes de abrir la hoja, necesitas dos bloques de datos separados. Si los mezclas en una sola columna, la previsión se vuelve inútil en la primera semana.
Registro de ingresos (ventas, cobros de facturas, financiación)
Aquí van todos los movimientos que suman en la cuenta:
- Cobros de facturas emitidas (con su fecha de vencimiento real, no la de emisión).
- Anticipos o pagos parciales.
- Subvenciones o ayudas con fecha de abono estimada.
- Financiación: líneas de crédito, préstamos, ICO.
- Cobros de clientes de meses anteriores (la cartera pendiente).
El dato que más se olvida: la fecha de cobro real, no la de vencimiento. Si tu cliente habitual paga a 45 días aunque la factura diga 30, en la tesorería va a 45. Para estimarla, mira el histórico de ese cliente en la conciliación bancaria, no la fecha impresa en la factura.
Registro de egresos (gastos fijos, variables, impuestos y Seguridad Social)
Todo lo que resta:
- Cuota de autónomos (RETA), que se carga el último día del mes, o nóminas más cuota empresarial si hay trabajadores.
- 303 trimestral (IVA a ingresar). Los plazos son: 1-20 abril, 1-20 julio, 1-20 octubre, 1-30 enero. Si lo domicilias, lo que se adelanta es la presentación (hasta el día 15 en los trimestres que vencen el 20); el cargo se hace el último día del plazo.
- Pago fraccionado del IRPF (130/131) si aplica.
- Alquiler, luz, internet, software.
- Proveedores y servicios con vencimiento.
- Amortización de préstamos.
- Inversiones previstas (equipo, vehículo, reforma).
Un detalle práctico: el 303 no es fijo. Si en un trimestre la deducción supera a la cuota, el resultado es a compensar (casilla 87) y no hay salida de caja. En la tesorería, ese trimestre no llevas el pago. En el siguiente, sí, si la compensación no se agota.
Cómo crear un presupuesto de tesorería paso a paso
Paso 1: Recopilación de datos históricos y previsión de ventas
Exporta el mayor de la cuenta bancaria (572) de los últimos seis o doce meses. En A3 o en tu software contable, un balance de sumas y saldos mensual te da la 572 y la 430 (clientes) de golpe. Con ese histórico, calcula el promedio de cobros por mes y la desviación. Si un mes cobras 8.000 y otro 14.000, no uses la media: usa el escenario conservador (el mes bajo) para la previsión de tesorería.
Para la previsión de ventas del próximo periodo, parte del pipeline real: facturas emitidas pendientes de cobro + ofertas en curso con probabilidad razonable. No sumes “posibles” que llevan tres meses en el limbo.
Paso 2: Cronograma de pagos y fechas de cobro reales
Aquí es donde la plantilla se separa de una simple lista de gastos. Cada línea lleva una fecha concreta de entrada o salida, no un mes genérico.
- Factura al cliente A: 2.400 €, vence el 15, cobro real estimado el 28.
- Cuota RETA: 290 €, se carga el último día del mes.
- 303 2T: 1.850 €, domiciliado (presentado antes del 15), se carga el 20 de julio.
- Alquiler del local: 900 €, vence el día 1.
Si trabajas con varias líneas de servicio y los ingresos van en subcuentas de 705 (fiscal, laboral, extra), la tesorería no distingue por línea: todo cae en la misma cuenta bancaria. Lo que sí conviene separar es el vencimiento, porque dos facturas de 1.500 € con vencimiento el mismo día no son lo mismo que una de 3.000 €.
Paso 3: Cálculo del saldo proyectado y detección de huecos de liquidez
La fórmula por periodo es directa:
Saldo inicial + Cobros previstos − Pagos previstos = Saldo final
El saldo final del periodo es el inicial del siguiente. Si en la semana del 14 al 20 de julio el saldo cae a −1.250 €, como en la tabla de más abajo, tienes un hueco. Las opciones son: adelantar un cobro (pedir al cliente que pague antes, con descuento si hace falta), posponer un pago a proveedor (negociar el vencimiento), o tirar de la línea de crédito.
En la práctica, un hueco de 500-800 € se cubre con un aplazamiento de tres días a un proveedor. Un hueco de 3.000 € ya requiere la línea de crédito o un anticipo.
Estructura de la plantilla: qué columnas lleva la hoja de cálculo
Fechas, conceptos, importes y saldos
La estructura mínima que funciona:
| Fecha | Concepto | Tipo (Ingreso / Egreso) | Importe (€) | Saldo acumulado (€) |
|---|---|---|---|---|
| 1 jul | Saldo inicial | — | — | 1.500 |
| 1 jul | Alquiler local | Egreso | 900 | 600 |
| 20 jul | 303 2T (domiciliado) | Egreso | 1.850 | −1.250 |
| 28 jul | Cobro factura #2041 (Cliente A) | Ingreso | 2.400 | 1.150 |
| 28 jul | Cobro factura #2055 (Cliente B) | Ingreso | 1.200 | 2.350 |
| 31 jul | Cuota RETA | Egreso | 290 | 2.060 |
El mes cierra con 2.060 € en positivo, pero entre el 20 y el 28 de julio la cuenta está en −1.250 €: el 303 se carga antes de que lleguen los cobros.
Si el saldo acumulado se pone en negativo, la fila se marca en rojo. Eso es el “hueco”.
Lo que no puede faltar en cada fila
- Fecha de vencimiento real (no la de emisión).
- Método de pago: transferencia, domiciliación, efectivo, tarjeta.
- Categoría: impuesto, nómina, proveedor, cliente, inversión.
- Estado de la factura o pago: pendiente, cobrado, pagado, en disputa.
- Observaciones: “cliente paga siempre a 45”, “domiciliado, se carga el día 20”.
Con esas cinco columnas auxiliares, la hoja deja de ser un simple listado y se convierte en un instrumento de control. Si usas un software contable como Holded o Quipu, la conciliación bancaria automática te ahorra la carga manual de la columna “estado”: el programa cruza el movimiento bancario con la factura y te marca cobrada o pagada.
Consejos para autónomos y pymes: gestión práctica de la liquidez
Anticipar pagos a proveedores
No se trata de pagar antes de tiempo, sino de repartir. Si tienes tres proveedores con vencimiento la misma semana, negocia que uno pague a 15 días y otro a 30. La diferencia de tres días en una semana de 303 puede ser la que evita el hueco. En el caso de autónomos con un solo proveedor importante (por ejemplo, un proveedor de materiales), un aplazamiento de una semana no tiene coste y salva la semana del trimestre.
Seguimiento semanal frente a revisión mensual
Revisar la tesorería una vez al mes es llegar tarde. El 303 se descuenta un día concreto, la cuota de autónomos otro, y un cobro que se retrasa cinco días puede convertir un saldo de 1.200 € en −300 €. La revisión semanal (lunes, quince minutos) te da tiempo a actuar. La mensual sirve para ajustar la previsión del mes siguiente y contrastar lo previsto con lo real.
Si quieres automatizar parte del seguimiento, Make permite conectar el estado de las facturas pendientes de tu software contable con un aviso en tu gestor de tareas o en un canal de mensajería cuando una factura lleva más de X días sin cobrar. No sustituye la revisión, pero te avisa antes de que el hueco se haga visible.
Confidencialidad: un apunte sobre tus datos
El presupuesto de tesorería contiene nombres de clientes, importes de facturas, números de cuenta y fechas de pago. Si lo mantienes en una hoja de cálculo local, el riesgo es bajo. Si lo subes a la nube o lo compartes con un asesor, aplica la regla de siempre: nunca metas datos identificables de clientes en una herramienta de IA pública (ChatGPT, Claude, etc.) para “que te eche una mano con la estructura”. El RGPD y la LOPDGDD te obligan a proteger esos datos, y una captura de pantalla con el NIF de un cliente y el importe de su factura es un dato personal de pleno derecho. Usa la plantilla con datos anónimos o ficticios si necesitas que una IA te sugiera la estructura.
Antes de dar por buena la plantilla
- Has separado cobros y pagos en bloques distintos, no en una sola columna con signos.
- Cada línea lleva fecha de vencimiento real (la del cobro efectivo, no la de la factura).
- El 303 y la cuota de autónomos aparecen en la semana exacta en que se descargan, no en el mes genérico.
- El saldo acumulado se calcula fila a fila y las celdas negativas están marcadas.
- Revisas la plantilla cada lunes, no el último día del mes.
- Si usas software contable, la conciliación bancaria está activa y el estado de las facturas se actualiza solo.
- No has pegado datos identificables de clientes en ninguna herramienta de IA externa.